Was IT-Betreuung je Arbeitsplatz kostet — und wo die Pauschale endet

/01Was „Preis je Arbeitsplatz“ meint — und was nicht

Bei Managed Services ist ein Preis je Arbeitsplatz und Monat ein Abrechnungsmaßstab, keine Leistungsbeschreibung. Er sagt, wie die Rechnung wächst, wenn Ihr Unternehmen wächst: Jeder weitere Platz erhöht den Betrag um einen festen Satz. Er sagt nicht, was für diesen Satz geleistet wird. Zwei Angebote mit „49 €“ und „89 €“ je Arbeitsplatz können deshalb weit auseinanderliegen, ohne dass das teurere überteuert wäre — das eine umfasst vielleicht nur einen Helpdesk mit Fernzugriff, das andere zusätzlich Überwachung, Sicherung und einen benannten Ansprechpartner.

Zwei Begriffe werden in Angeboten gern vermischt. Die Pauschale ist ein fester Betrag für einen definierten Leistungsumfang. Die Flatrate suggeriert unbegrenzte Leistung und hält dieses Versprechen fast nie. Seriöse Angebote sind Pauschalen: Sie benennen, was enthalten ist, und lassen offen, was gesondert kommt. Wer eine Pauschale prüft, prüft deshalb vor allem die Ränder, nicht die Mitte.

Ebenfalls klärungsbedürftig ist der Begriff „Arbeitsplatz“. Gemeint kann ein Mitarbeiter sein, ein Endgerät oder ein Benutzerkonto. Hat eine Vertriebskraft Notebook, Smartphone und Tablet, sind das je nach Zählweise ein Platz oder drei. Teilzeitkräfte und Aushilfen mit eigenem Konto zählen in manchen Verträgen voll, in anderen gar nicht. Dieser Artikel verwendet die Zählweise der Hausseite: ein Arbeitsplatz je betreutem Arbeitsplatz, wie er im Angebot ausgewiesen wird. Die genaue Zählregel gehört bei jedem Anbieter schriftlich in das Angebot.

/02Die Hausangaben: ab 59 €, typisch 69 bis 89 €, Vollausbau bis 150 €

Die Lösungsseite zu Managed IT nennt einen Preisrahmen, der hier vollständig wiedergegeben wird, damit nichts hinzugedichtet werden kann. Stand der Seite beim Abruf am 05.11.2026:

• Einstieg: ab 59 € je Arbeitsplatz und Monat.
• Typischer Korridor: 69 bis 89 € je Arbeitsplatz und Monat.
• Vollausbau: mit Vor-Ort-Support und 24/7-Hotline bis 150 € je Arbeitsplatz und Monat.
• Mindestgröße: ab 10 Arbeitsplätzen.
• Laufzeit: 12 Monate Regellaufzeit, drei Monate Kündigungsfrist zum Laufzeitende.
• Übernahme: vier bis zwölf Wochen in Wellen, danach zwei Wochen enge Begleitung (Hypercare).

Die Seite weist selbst darauf hin, dass es sich um Richtwerte handelt: Der tatsächliche Preis hängt von Infrastruktur, Komplexität und besonderen Anforderungen ab. Das ist keine Floskel, sondern der Grund, warum vor jedem Angebot eine Bestandsaufnahme steht. Wer vorher einen verbindlichen Festpreis nennt, ohne Ihre Umgebung gesehen zu haben, kalkuliert entweder einen Risikopuffer ein oder holt sich den Rest später über Nachträge zurück.

Auffällig ist ein Punkt, den die Hausseite offen ausweist: Die Paketpreise der Preistabelle lauten „ab 59 €“ (Basis), „ab 89 €“ (Professional) und „ab 129 €“ (Enterprise). Der typische Korridor von 69 bis 89 € liegt damit zwischen Einstieg und Professional-Beginn. Wie sich Ihr Angebot innerhalb dieser Spannen einordnet, hängt vom gewählten Umfang ab und wird erst im Angebot festgelegt; aus den Hausangaben allein lässt sich keine feste Zuordnung „Korridor gleich Paket“ ableiten. Für die folgende Rechnung heißt das: Die drei Spalten stehen für Einstieg, Korridor und Vollausbau, nicht für ein bestimmtes Paket.

/03Rechenbeispiel: 25, 50 und 100 Arbeitsplätze

Die Rechnung ist einfach, und genau das ist ihr Wert: Sie lässt sich mit einem Dreizeiler nachprüfen. Der folgende Aufruf multipliziert die drei Hausangaben mit der Platzzahl; er wurde in der Shell ausgeführt, die Ausgabe ist unverändert übernommen.

$ for n in 25 50 100; do
    echo "$n AP: $((n*59)) / $((n*69))-$((n*89)) / $((n*150)) EUR/Monat | Jahr $((n*59*12)) / $((n*69*12))-$((n*89*12)) / $((n*150*12))"
  done
25 AP: 1475 / 1725-2225 / 3750 EUR/Monat | Jahr 17700 / 20700-26700 / 45000
50 AP: 2950 / 3450-4450 / 7500 EUR/Monat | Jahr 35400 / 41400-53400 / 90000
100 AP: 5900 / 6900-8900 / 15000 EUR/Monat | Jahr 70800 / 82800-106800 / 180000

Drei Dinge fallen an der Tabelle auf. Erstens ist die Spanne zwischen Einstieg und Vollausbau mit dem Faktor 2,5 groß: Bei 50 Arbeitsplätzen trennen 4.550 € im Monat die untere von der oberen Zeile. Wer „IT-Betreuung für 50 Plätze“ ohne Leistungsbeschreibung vergleicht, vergleicht Zahlen, die auf völlig verschiedenen Umfängen beruhen. Zweitens ist der Jahresbetrag die Zahl, die ein Geschäftsführer im Budget sieht, nicht der Monatspreis; 106.800 € bei 100 Plätzen im oberen Korridor sind ein anderer Entscheidungsrahmen als „89 € pro Platz“. Drittens enthält die Tabelle keinen Mengenrabatt, weil die Hausseite keinen nennt. Ob bei 100 Plätzen ein anderer Satz gilt als bei 25, klärt das Angebot; die Rechnung unterstellt für alle drei Größen denselben Satz.

Wichtig ist auch, was die Tabelle nicht zeigt: Die Zeilen enthalten ausdrücklich keine Server, keine Netzwerkkomponenten, keine Spezialsoftware und keine Projekte. Das folgende Kapitel zeigt, warum sich der Betrag je nach Paket stärker verändert als durch die Platzzahl.

/04Was die drei Pakete trennt

Die Hausseite stellt drei Pakete gegenüber. Der Unterschied liegt weniger im Helpdesk als in dem, was darum herum betrieben und zugesagt wird. Die Tabelle gibt den Stand der Preistabelle vom 05.11.2026 wieder.

Die Tabelle erklärt, warum die Frage „Was kostet ein Arbeitsplatz?“ ohne Paketangabe nicht beantwortbar ist. Das Basis-Paket ist ein Support-Paket: Es beantwortet Anrufe und hält Arbeitsplatzrechner aktuell. Ob nachts jemand auf einen Serverausfall schaut, ob eine Sicherung läuft und wiederherstellbar ist und wer in welcher Frist reagiert, regelt erst das Professional-Paket. Die oberste Stufe fügt Vor-Ort-Einsätze, die 24/7-Hotline und die zugesicherte Verfügbarkeit hinzu.

Für eine Umgebung mit eigenen Servern ist das Basis-Paket deshalb selten die ganze Antwort. Wer es wählt, hat die Arbeitsplatz-IT geregelt und die Server-Seite entweder selbst im Griff oder offen. Das kann eine bewusste Entscheidung sein — etwa bei einem Unternehmen, das seine Anwendungen vollständig in der Cloud nutzt (statt On-Premise) und praktisch nur Endgeräte betreibt. Es sollte aber nie ein Versehen sein.

/05Was in Pauschalen fehlt

Die Hausseite nennt drei Posten ausdrücklich: Server, Netzwerkkomponenten und spezielle Software werden getrennt kalkuliert. Das ist der übliche Zuschnitt, und er ist nachvollziehbar, weil sich Serverzahl und Netzwerkaufbau von Firma zu Firma stärker unterscheiden als die Zahl der Arbeitsplätze. Darüber hinaus gibt es Posten, die in Pauschalangeboten am Markt häufig fehlen oder nur beiläufig erwähnt werden. Die folgende Liste ist keine Aussage über ein bestimmtes Angebot, sondern eine Prüfliste für jedes — bei HostSpezial wie bei jedem anderen Anbieter.

• Server und Speicher: Betrieb, Patchen und Überwachung von physischen und virtuellen Servern. Hausseite: getrennt kalkuliert, im Paket Professional als Server-Management (auch für Hybrid-Cloud-Umgebungen) enthalten (die Hardware selbst ist damit nicht gemeint).
• Netzwerkkomponenten: VLAN-Konzept, Firewall, WLAN-Planung. Hausseite: getrennt kalkuliert.
• Spezialsoftware und Fachanwendungen: ERP, CAD, Branchensoftware, Maschinenanbindung. Hausseite: getrennt kalkuliert; die Entscheidung über die Fachanwendungen bleibt bei Ihnen.
• Lizenzen: Microsoft-365-Abos, Antivirus-Lizenzen, Fachanwendungs-Lizenzen. Ob Lizenzkosten (etwa für MFA-Dienste oder Cloud-Postfächer) durchgereicht oder inklusive sind, steht in der Preistabelle der Hausseite nicht; fragen Sie danach.
• Hardware: Notebooks, Drucker, Switches, Ersatzteile. Eine Betreuungspauschale ist keine Hardware-Miete.
• Projekte: Migrationen, Umbauten, Neuaufbau. Sie liegen außerhalb der laufenden Betreuung und werden nach Aufwand oder als Festpreis-Projekt angeboten.
• Einsätze vor Ort: Im Hausmodell erst im Paket Enterprise enthalten. Bei anderen Anbietern sind Anfahrt und Einsatzstunden häufig separate Posten.
• Einrichtung und Onboarding: Bestandsaufnahme, Dokumentation, Übernahme. Wie diese Phase abgerechnet wird und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag dazugehört, klären Sie vor der Beauftragung, nicht danach.
• Leistungen außerhalb der Servicezeit: Nachteinsätze, Wochenende, Feiertage. Ohne 24/7-Hotline sind sie im Hausmodell nicht abgedeckt.

Für die Hausseite gilt außerdem: Der Preis je Arbeitsplatz hängt vom Paket ab, nicht allein von der Anzahl. Wer in die Rechnung aus Kapitel 3 die Serverbetreuung und die Absicherung per Backup aufnehmen will, landet mindestens im Paket Professional. Ein Vergleich „59 € gegen 89 €“ vergleicht dann nicht zwei Preise für dieselbe Leistung, sondern zwei Leistungsumfänge.

/06Angebote vergleichen: sechs Fragen an jede Pauschale

Wer mehrere Angebote einholt, sollte die Antworten auf dieselben sechs Fragen nebeneinanderlegen. Die Fragen sind bewusst so gestellt, dass die Antwort eine Zahl, ein Datum oder ein klares Ja oder Nein ist.

Die letzte Frage wird im Vergleich am häufigsten vergessen. Bei HostSpezial (ISO 27001 zertifiziert) gilt eine Regellaufzeit von 12 Monaten mit drei Monaten Kündigungsfrist zum Laufzeitende; wie ein Wechsel am Ende sauber verläuft, beschreibt ein eigener Beitrag zu den fünf Fragen an Ihren IT-Dienstleister vor Vertragsabschluss, der auch den Exit behandelt. Wer Reaktionszeiten und Verfügbarkeit vergleicht, findet die dazugehörigen Begriffe im Beitrag zum SLA im Vertrag.

/07Die Gegenrechnung: eigene IT-Kraft

Die naheliegende Alternative zur Pauschale ist die eigene Stelle. Die Hausseite rechnet für 30 Arbeitsplätze vor: Eine interne IT-Kraft kostet nach den dort hinterlegten Annahmen 4.500 € Gehalt, 945 € Lohnnebenkosten (rund 21 Prozent), 200 € Weiterbildung und 150 € für Arbeitsplatz und Werkzeuge, zusammen 5.795 € im Monat — die Seite rundet auf etwa 5.800 €. Die Managed-IT-Seite stellt dem im Professional-Paket 30 × 89 € = 2.670 € gegenüber. Beide Werte lassen sich nachrechnen; die Annahmen (Gehalt, Nebenkostensatz) sind Hausannahmen und keine Marktstudie.

$ echo $((4500+945+200+150)) $((30*89))
5795 2670

Die Gegenrechnung hat Grenzen, die Sie selbst prüfen sollten. Sie vergleicht die Kosten einer Person mit den Kosten einer Pauschale, nicht den Leistungsumfang: Eine Person ist ein Wissensstand und im Urlaub oder bei Krankheit nicht verfügbar. Ein Team deckt mehr Disziplinen ab, kennt aber Ihre Fachanwendungen erst nach der Einarbeitung. Die Rechnung berücksichtigt außerdem keine Vakanzzeiten bei Recruiting und keine Kosten für die Suche. Sie enthält umgekehrt keine Serverhardware, die in beiden Modellen anfällt, und keine Projekte, die eine interne Kraft nebenbei erledigen würde.

Eine ehrliche Lesart: Bei 30 Arbeitsplätzen ist die Pauschale im Professional-Umfang nach den Annahmen der Hausseite günstiger als eine einzelne Vollzeitstelle. Für andere Größen müssen Sie selbst rechnen: Je mehr Plätze, desto stärker wächst die Pauschale, während eine Stelle ihre Kosten behält, bis ein zweiter Mitarbeiter nötig wird. Unterhalb von 10 Plätzen fehlt der Pauschale die Mindestgröße. Belastbar wird die Rechnung erst mit Ihren Gehältern, Ihren Servern und Ihren Anwendungen. Notieren Sie dazu auch, was die interne Stelle nicht leistet: Nachtbereitschaft, Vertretung im Urlaub und Spezialwissen für Themen, die nur einmal im Jahr anfallen, stehen in keiner Gehaltsabrechnung, kosten aber im Ernstfall Zeit.

/08Wo es hakt: Grenzen der Arbeitsplatzpauschale

Arbeitsplatzzahl schwankt

Saisonkräfte, Projektteams und Praktikanten verändern die Zahl der Konten im Jahresverlauf. Eine Pauschale, die auf der Zahl vom Stichtag beruht, kann bei schwankender Belegschaft zu hoch oder zu niedrig liegen. Klären Sie, ob zum Quartal angepasst wird und ob es einen Mindestbestand gibt.

Preis steigt mit der Komplexität, nicht mit der Platzzahl

Fünfzig Arbeitsplätze in einer reinen Cloud-Umgebung verursachen weniger Betreuungsaufwand als fünfzig Plätze mit drei Standorten, zwei Fachanwendungen und eigener Produktionsanbindung. Die Hausseite sagt das selbst: Der tatsächliche Preis hängt von Infrastruktur, Komplexität und besonderen Anforderungen ab. Der Preis je Arbeitsplatz ist deshalb nur der sichtbare Teil einer Kalkulation, deren Treiber Sie nicht sehen.

Reaktionszeit ist keine Lösungszeit

Die zugesagte Reaktionszeit des Hausmodells — 4 Stunden im Professional-Paket, 1 Stunde im Enterprise-Paket bei Totalausfall — beschreibt den Beginn der Bearbeitung, nicht deren Ende; die Zeit bis zur Behebung ist eine andere Größe (MTTR). Wann ein Ausfall behoben ist, hängt von Ursache und Umgebung ab. Eine Zusage zur Wiederherstellung — RPO und RTO — steht in der Backup-Vereinbarung, nicht im Arbeitsplatzpreis.

Ein Preis ist keine Sicherheitsleistung

Auch Pakete mit Monitoring und Backup ersetzen kein Sicherheitskonzept. Wer Angriffserkennung und Incident Response rund um die Uhr braucht, braucht ein SOC; im Hausmodell ist das erst im Paket Enterprise enthalten oder als eigener Dienst zubuchbar.

/09Wann sich die Pauschale lohnt — und wann nicht

Die Pauschale lohnt sich, wenn drei Bedingungen zusammentreffen: Ihr Unternehmen hat zwischen 10 und einigen hundert Arbeitsplätzen, die IT soll nicht von einer einzelnen Person abhängen, und die Kosten sollen planbar bleiben. Dann ersetzt der Monatsbetrag den Mix aus Gehaltskosten, Zufallsrechnungen und Vertretungslücken, und das Basis-, Professional- oder Enterprise-Paket lässt sich am Umfang Ihrer Server und der geforderten Zusagen auswählen.

Die Pauschale ist die falsche Wahl in vier Fällen. Erstens bei weniger als 10 Arbeitsplätzen: Die Mindestgröße der Hausseite schließt das aus, und eine Abrechnung nach Aufwand ist dort meist ehrlicher. Zweitens bei vorhandenem, gut aufgestelltem IT-Team: Dann fehlt Kapazität oder Spezialwissen, aber nicht Betrieb, und eine Verstärkung nach Aufwand passt besser. Drittens bei Umgebungen mit hohem Eigenanteil an Speziallösungen — Maschinenanbindung, Branchenhardware —, bei denen der Betreuungsaufwand von der Technik statt der Personenzahl bestimmt wird. Viertens, wenn Sie die Verantwortung für Ihre Systeme nicht abgeben wollen: Managed IT ist Betrieb durch den Dienstleister, nicht Mitbestimmung bei jedem Ticket.

Zur Entscheidung genügt eine kurze Aufstellung: Zahl der Plätze, Zahl der Server, Standorte, Fachanwendungen, gewünschte Reaktionszeit, Bedarf an 24/7. Mit diesen sechs Angaben lässt sich ein Angebot grob einordnen, bevor die Bestandsaufnahme beginnt. Alles, was darüber hinausgeht, ist Gegenstand der Bestandsaufnahme.

/10Häufige Fragen