Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

2. Datenschutzbeauftragter

Datenschutzbeauftragter (intern bestellt), Kontakt: datenschutz@hostspezial.de. Der Name wird auf berechtigte Anfrage benannt.

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskunftsersuchen, Widersprüchen oder Beschwerden wenden Sie sich bitte an diesen Kontakt.

3. Übersicht der Verarbeitungen

Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung unserer Website und bei Kontaktaufnahme mit uns.

Arten der verarbeiteten Daten

• Bestandsdaten (z.B. Name, Adresse)
• Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Inhaltsdaten (z.B. Eingaben in Formularen, Nachrichten)
• Nutzungsdaten (z.B. besuchte Seiten, Zugriffszeit)
• Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. IP-Adresse, Browsertyp)

Kategorien betroffener Personen

• Besucher und Nutzer der Website
• Interessenten und Geschäftspartner
• Kommunikationspartner (Empfänger von E-Mails, Anrufer)

Zwecke der Verarbeitung

• Bereitstellung der Website und ihrer Funktionen
• Beantwortung von Kontaktanfragen
• Reichweitenmessung mit Matomo (cookieless, on-premise)
• Erfolgsmessung unserer Google-Anzeigen — nur mit Einwilligung
• Sicherheitsmaßnahmen und Missbrauchsprävention
• Verwaltung und Abwicklung von Kundenbeziehungen
• Durchführung von Bewerbungsverfahren
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

4. Maßgebliche Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage der DSGVO sowie ergänzender nationaler Vorschriften, insbesondere des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Digitale-Dienste-Gesetzes (DDG, vom 14.05.2024) und des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG, vom 14.05.2024).

Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht der Rechtsgrundlagen der DSGVO, auf deren Basis wir personenbezogene Daten verarbeiten:

5. Server-Protokolle (Logfiles)

Bei jedem Zugriff auf unsere Website speichert der Webserver automatisch folgende Daten:

• Datum/Uhrzeit des Zugriffs
• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts
• abgerufene Ressource (URL)
• HTTP-Statuscode
• übertragene Datenmenge
• Referrer (zuvor besuchte Seite)
• User-Agent (Browser-/OS-Kennung)

Zweck

Sicherstellung des stabilen Betriebs, Abwehr von Angriffen (Fail2Ban, Web Application Firewall), Fehleranalyse.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit und stabilem Betrieb).

Speicherdauer

IP-Adressen werden nach 7 Tagen anonymisiert (letztes Oktett gelöscht). Die anonymisierten Logfiles werden nach 30 Tagen vollständig gelöscht. Bei sicherheitsrelevanten Vorfällen kann die Aufbewahrung im Einzelfall zur Beweissicherung verlängert werden.

6. Kontaktaufnahme

Kontaktformular

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, werden folgende Daten verarbeitet:

• Name, Vorname (Pflichtfeld)
• E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)
• Unternehmen (freiwillig)
• Telefonnummer (freiwillig)
• Ihre Nachricht (Pflichtfeld)
• Zeitpunkt der Absendung

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen).

Speicherdauer: Ihre Anfrage und die damit verbundenen Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Für geschäftliche Korrespondenz gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre gemäß HGB/AO).

Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt Ihrer Nachricht zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Die Rechtsgrundlage entspricht der des Kontaktformulars.

Kontakt per Telefon

Bei telefonischer Kontaktaufnahme wird Ihre Telefonnummer ggf. zur Rückrufvorbereitung erfasst. Die Speicherung erfolgt ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

7. Bewerberdaten

Sie können sich bei uns auf ausgeschriebene Stellen sowie initiativ bewerben. Bewerbungen nehmen wir per E-Mail (karriere@hostspezial.de) entgegen.

Verarbeitete Daten

Ihre im Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnissen und sonstigen Unterlagen mitgeteilten Daten (Stammdaten, Qualifikationen, Berufserfahrung, ggf. besondere Kategorien wie Schwerbehindertenausweis bei freiwilliger Angabe).

Zweck

Prüfung der Eignung, Durchführung des Bewerbungsverfahrens, ggf. Vertragsanbahnung.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage: § 26 BDSG i.V.m. Art. 88 DSGVO, hilfsweise Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung/-anbahnung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an ordnungsgemäßer Beschäftigtenverwaltung). Diese alternative Stützung berücksichtigt die aktuelle Rechtsprechung (EuGH C-34/21, BAG 8 AZR 253/20), nach der eine alleinige Heranziehung von § 26 BDSG unionsrechtlich nicht tragfähig ist. Bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten zusätzlich § 26 Abs. 3 BDSG i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO sowie freiwillige ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Speicherdauer

Bei Absage Löschung nach 6 Monaten (Aufbewahrung wegen möglicher AGG-Klagen). Bei Einstellung Übernahme in die Personalakte; weitere Verarbeitung erfolgt nach gesonderter Information.

Talent-Pool

Eine Speicherung über 6 Monate hinaus erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung; Sie können diese jederzeit widerrufen.

Empfänger

Geschäftsführung und ggf. Fachabteilung, die die Stelle besetzen will. Keine Übermittlung an Dritte.

8. Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden

Als Managed Service Provider verarbeiten wir personenbezogene Daten unserer Geschäftskunden teilweise als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Für diese Verarbeitung ist der jeweilige Kunde als Verantwortlicher zuständig; die rechtlichen Rahmenbedingungen ergeben sich aus dem zwischen uns und dem Kunden geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich ausschließlich auf die Verarbeitung im Rahmen unseres Webauftritts und unserer eigenen Geschäftstätigkeit (Marketing, Vertrieb, Personal, allgemeine Geschäftskommunikation).

9. KI-Assistent „Horst-Bot"

Auf unserer Website bieten wir einen KI-gestützten Assistenten an, der häufige Fragen zu unseren Leistungen beantwortet.

Verarbeitete Daten

• Ihre eingegebenen Fragen und der Gesprächsverlauf
• IP-Adresse (gekürzt)
• Session-Identifier (zufällig, lokal im Browser gespeichert)
• Zeitstempel

Verarbeitungsort

Eigene Server in Deutschland. Kein externes LLM, keine Übermittlung an OpenAI, Anthropic, Google oder andere Dritte. Reine regelbasierte Verarbeitung mit lokaler Wissensbasis.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Beratungsunterstützung).

Speicherdauer

Session-Daten max. 24 Stunden, anonymisierte Auswertung (häufigste Fragen) max. 90 Tage.

Lead-Signal

Bei Erkennung eines Beratungs- oder Rückrufwunsches („Lead-Signal") können Sie freiwillig ein Kontaktformular ausfüllen; die dort eingegebenen Daten unterliegen der Verarbeitung gemäß Abschnitt „Kontaktaufnahme".

10. Cookies und ähnliche Technologien

Ohne Ihre Einwilligung setzen wir auf hostspezial.de ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb der Website unerlässlich sind (z. B. Session-Cookies für den Horst-Bot zur Wahrung der Gesprächskontinuität, Sicherheits-Token gegen CSRF-Angriffe) sowie ein Cookie, das Ihre Auswahl in diesem Hinweis speichert (hs_cookie_consent, 12 Monate). Einwilligungspflichtige Cookies Dritter kommen nur hinzu, wenn Sie ihnen zustimmen.

Rechtsgrundlage

§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz) — keine Einwilligung erforderlich.

Speicherdauer

Sitzungs-Cookies werden mit Schließen des Browsers automatisch gelöscht. Sicherheits-Token bestehen maximal 24 Stunden.

Cookies deaktivieren

Sie können die Speicherung von Cookies über Ihre Browser-Einstellungen deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können Sie jederzeit löschen. Bei Deaktivierung sind ggf. nicht alle Funktionen unserer Website vollumfänglich nutzbar.

11. Webanalyse mit Matomo

Wir nutzen die Open-Source-Webanalyse-Software Matomo, die wir auf eigenen Servern in Deutschland betreiben. Es findet keine Datenübermittlung an Dritte statt.

Erhobene Daten

• anonymisierte IP-Adresse (letztes Oktett gekürzt)
• aufgerufene Seiten
• Zugriffszeit
• Verweildauer
• Referrer
• Browser-/OS-Typ
• Bildschirmauflösung

Rechtsgrundlage

• § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (technisch unbedingt erforderlich) i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Reichweitenmessung), sofern ohne Cookie betrieben
• § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung) i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern ein Cookie gesetzt wird

Konfiguration auf hostspezial.de

Wir betreiben Matomo cookieless mit IP-Anonymisierung und respektieren die Do-Not-Track-Einstellung des Browsers. Eine Einwilligung ist daher nicht erforderlich.

Speicherdauer

14 Monate (für saisonalen Vergleich), danach automatische Aggregierung/Löschung.

Widerspruchsrecht (Opt-out)

Sie können der Erfassung über die Do-Not-Track-Funktion Ihres Browsers widersprechen — Matomo respektiert diese Einstellung automatisch. Alternativ können Sie einen Widerspruch per E-Mail an datenschutz@hostspezial.de richten.

12. Erfolgsmessung unserer Suchanzeigen

Wir schalten Anzeigen in der Google-Suche und in der Bing-Suche. Um zu erkennen, ob ein Anzeigenklick zu einer Anfrage geführt hat, setzen wir zwei Messverfahren ein:

• Google Ads — Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
• Microsoft Advertising mit dem UET-Tag (Universal Event Tracking) — Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

Beide hängen an derselben Einwilligung und werden von denselben Ereignissen ausgelöst. Wer die Kategorie „Werbe-Erfolgsmessung“ nicht erlaubt, für den läuft keines von beiden.

Was gemessen wird

Übermittelt wird, dass eine bestimmte Handlung stattgefunden hat — das Absenden eines Anfrageformulars, eine Terminbuchung oder ein Klick auf unsere Telefonnummer. Nicht übermittelt werden die Inhalte Ihrer Anfrage, Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Telefonnummer.

Technisch verarbeitet Google dabei die Google Click ID (ein Kennzeichen des Anzeigenklicks), Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät sowie Datum und Uhrzeit. Google setzt hierfür Cookies (u. a. _gcl_au, _gcl_aw) mit einer Laufzeit von bis zu 90 Tagen.

Microsoft verarbeitet entsprechend die Microsoft Click ID (msclkid), Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät sowie Datum und Uhrzeit. Das UET-Tag setzt hierfür Cookies (u. a. _uetsid für die laufende Sitzung, _uetvid mit einer Laufzeit von bis zu 13 Monaten) und meldet beim Laden einer Seite einen technischen Seitenaufruf — ohne diesen lässt sich ein Anzeigenklick später keiner Anfrage zuordnen.

Was wir bewusst nicht tun

• Keine personalisierte Werbung und kein Remarketing. Bei Google bleibt die Einstellung ad_personalization dauerhaft auf „verweigert“. Bei Microsoft sind keine Remarketing-Listen und keine Zielgruppen eingerichtet; das UET-Tag dient allein der Conversion-Messung.
• Keine erweiterten Conversions. Die Funktion, mit der Google gehashte E-Mail-Adressen und Telefonnummern aus Formularen ausliest, ist im Konto abgeschaltet.
• Kein Google Analytics. Es wurde am 17.05.2026 entfernt und ist nicht zurückgekehrt. Die Reichweitenmessung läuft weiterhin ausschließlich über Matomo auf eigenen Servern.
• Keine Verhaltensanalyse. Nach Ihrer Einwilligung melden beide Tags beim Laden einer Seite einen technischen Aufruf an Google bzw. Microsoft — das ist nötig, damit ein Anzeigenklick später einer Anfrage zugeordnet werden kann. Ausgewertet werden auf unserer Seite ausschließlich die oben genannten Handlungen; wir erhalten weder von Google noch von Microsoft Berichte über Ihren Weg durch die Website. Microsoft Clarity, die Sitzungsaufzeichnung von Microsoft, ist im Konto abgeschaltet.

Rechtsgrundlage

§ 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung in das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät) sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für die anschließende Verarbeitung.

Widerruf

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — über den Verweis Cookie-Einstellungen im Seitenfuß. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Empfänger und Drittlandbezug

Vertragspartner sind Google Ireland Limited und Microsoft Ireland Operations Limited. Eine Verarbeitung durch die Google LLC bzw. die Microsoft Corporation in den USA ist dabei nicht ausgeschlossen. Beide Muttergesellschaften sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023); ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln nach Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914. Näheres siehe Abschnitt 14.

Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google · Datenschutzerklärung von Microsoft.

13. Lokale Webfonts

Wir binden Schriftarten (Inter) lokal von unserem Server ein. Es erfolgt KEINE Verbindung zu Google Fonts oder anderen Schriftart-Drittanbietern.

14. Datenübermittlung in Drittländer

Alle von uns selbst betriebenen Dienste laufen auf Servern in Deutschland. Ohne Ihre Einwilligung findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer statt.

Eine Ausnahme besteht ausschließlich dann, wenn Sie der Erfolgsmessung unserer Anzeigen zustimmen (Abschnitt 12): Vertragspartner sind die Google Ireland Limited und die Microsoft Ireland Operations Limited, beide in Irland; eine Verarbeitung durch die Google LLC bzw. die Microsoft Corporation in den USA ist dabei nicht ausgeschlossen. Grundlage sind der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework vom 10.07.2023 sowie ergänzend die Standardvertragsklauseln nach Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914.

Soweit für einzelne Funktionen ausnahmsweise ein Drittlandtransfer erforderlich wäre, würden wir Sie an dieser Stelle ausdrücklich informieren und entweder einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (z. B. EU-US Data Privacy Framework) oder Standardvertragsklauseln gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 zugrunde legen. Eine Kopie der Garantien stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

15. Hosting

Diese Website wird auf eigenen Servern in einem deutschen Rechenzentrum gehostet. Die Server befinden sich ausschließlich in Deutschland und unterliegen dem deutschen Datenschutzrecht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am stabilen und sicheren Betrieb der Website).

16. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Unsere Website verwendet aus Sicherheitsgründen und zum Schutz übertragener Inhalte eine SSL/TLS-Verschlüsselung. Sie erkennen eine verschlüsselte Verbindung am Schloss-Symbol Ihres Browsers und dem https://-Präfix in der Adresszeile.

Wenn die SSL-/TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

17. Rechte der betroffenen Personen

Als betroffene Person haben Sie gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Dies umfasst insbesondere Informationen über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der Daten, die Empfänger und die geplante Speicherdauer.

Die Auskunft erfolgt unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags. Bei besonders komplexen Anträgen oder hoher Anzahl von Anträgen ist eine Verlängerung um weitere zwei Monate möglich (Art. 12 Abs. 3 DSGVO); die Mitteilung der Verlängerung erfolgt innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags unter Angabe der Gründe.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, wir die Daten nicht mehr benötigen oder Sie Widerspruch eingelegt haben.

Mitteilungspflicht bei Berichtigung, Löschung oder Einschränkung (Art. 19 DSGVO)

Der Verantwortliche teilt allen Empfängern, denen personenbezogene Daten offengelegt wurden, jede Berichtigung oder Löschung der personenbezogenen Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 16, Art. 17 Abs. 1 und Art. 18 DSGVO mit, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Der Verantwortliche unterrichtet die betroffene Person auf Verlangen über diese Empfänger.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten einzulegen, soweit diese auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt — siehe Abschnitt 17.

Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Bereitstellungspflicht

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten bereitzustellen. Die Nicht-Bereitstellung kann jedoch dazu führen, dass wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten oder Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen können.

18. Widerspruchsrecht

19. Keine automatisierte Entscheidung / kein Profiling

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Wir nutzen keine Verfahren, die eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung Ihnen gegenüber treffen oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Es findet auch kein Profiling im Sinne der DSGVO statt.

20. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Zu unseren Maßnahmen gehören unter anderem:

• Verschlüsselte Datenübertragung (SSL/TLS)
• Regelmäßige Sicherheitsupdates der eingesetzten Systeme
• Firewall-geschützte Serverinfrastruktur
• Zugangskontrollen und Berechtigungskonzepte
• Regelmäßige Datensicherungen
• Sensibilisierung der Mitarbeiter im Datenschutz

21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

22. Versionshistorie