Exchange 2019 ohne Updates: was 40 Postfächer jetzt kosten

/01Was die Rechnung zeigt und was nicht

Der Stichtag ist anderswo erklärt: Der Artikel Exchange 2016/2019 ESU-Ende Oktober 2026 beschreibt, was Microsoft im Oktober geliefert hat, was danach nicht mehr kommt und wie ein Notbetrieb aussieht. Er rechnet auch schon ein Beispiel mit 120 Postfächern. Dieser Artikel tut etwas anderes: Er setzt eine kleinere Firma an und rechnet sie bis ins Detail durch, weil die Entscheidung bei 40 Postfächern anders fällt als bei 120. Mit 40 Postfächern gibt es keine DAG-Landschaft mit Wartungsfenster-Choreografie, aber auch keinen Skaleneffekt, der Fixkosten unsichtbar macht.

Zur Einordnung: Exchange 2016 und 2019 sind laut Microsoft nach dem Oktober-Stand 2026 ohne weitere Updates. Das Exchange-Team schreibt in seiner Erinnerung vom 20.07.2026, es gebe keine weitere Verlängerung des ESU-Programms; nach Oktober 2026 gebe es „no further updates for Exchange 2016/2019“. Ein Server mit 2019 darf also weiterlaufen, er bekommt aber keine Korrekturen mehr, auch keine für Schwachstellen, die erst nach dem Oktober bekannt werden.

Die Rechnung hat drei Regeln, die Sie beim Lesen im Kopf behalten sollten. Erstens: Es stehen nur Preise darin, die wir auf unseren eigenen Leistungsseiten veröffentlicht haben (Abruf 05.11.2026). Zweitens: Was Microsoft für Exchange SE verlangt, steht nicht darin, weil sich der Preis nach Vertragsform richtet und wir ihn nicht belegen können; die Zeile heißt „Angebot einholen“. Drittens: Jede Zahl ist ein Netto-Richtwert für das Rechenbeispiel, kein Angebot. Belastbare Zahlen liefert erst eine Aufnahme Ihrer Umgebung.

/02Der Fall: 40 Postfächer, ein Server

Das Beispiel ist ausgedacht, aber typisch. Eine Firma mit 40 Mitarbeitern, ein virtueller Server mit Exchange 2019 CU15 unter Windows Server, die Postfächer liegen auf einer einzigen Datenbank, die Clients sind Outlook auf den Arbeitsplätzen und Smartphones. Dazu kommen zwei Scanner, die per SMTP an den Server senden, und ein gemeinsames Postfach für den Vertrieb. Die Anmeldung läuft über Active Directory; kein Hybrid zu Microsoft 365, keine öffentlichen Ordner.

Wichtig ist die Zahl der Postfächer, denn sie entscheidet über die Preisstufe: Unsere Betriebspreise sind nach Größe gestaffelt, bis 25 Postfächer ab 90 € je Postfach und Jahr, von 26 bis 100 ab 70 €, ab 101 ab 55 €. Mit 40 Postfächern liegt die Firma in der mittleren Stufe. Zählen Sie deshalb vor jeder Kalkulation nach, was als Postfach zählt. In der Exchange Management Shell geht das in zwei Zeilen:

# Alle Postfächer zählen
Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | Measure-Object

# Nach Typ aufschlüsseln (Benutzer, Freigabe, Raum, Gerät)
Get-Mailbox -ResultSize Unlimited |
    Group-Object RecipientTypeDetails | Sort-Object Count -Descending |
    Format-Table Name,Count

# Größe je Postfach, größte zuerst
Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | Get-MailboxStatistics |
    Sort-Object TotalItemSize -Descending |
    Select-Object -First 10 DisplayName,TotalItemSize

Diese Befehle sind Standard-Cmdlets der Exchange Management Shell; wir haben sie auf diesem System nicht ausgeführt, weil dort kein Exchange läuft (nicht getestet, Stand der Microsoft-Dokumentation). Der Typ-Schnitt ist wichtig: Ob ein Freigabe-, Raum- oder Gerätepostfach in Ihrem Vertrag als Lizenz zählt, entscheidet der jeweilige Lizenzgeber. Das verschiebt die Rechnung schneller als jeder Cent beim Einzelpreis.

/03Weg A: In-Place auf Exchange SE mit Betrieb

Der technisch kürzeste Weg bleibt auf dem Server, den Sie haben. Laut Exchange-Team lässt sich Exchange 2019 mit CU14 oder CU15 an Ort und Stelle auf Exchange Server SE RTM aktualisieren; die Lizenzanforderungen von Exchange 2019 und SE sind laut Microsoft gleich. Wer bereits eine passende Lizenz hat, braucht also keinen neuen Server und keinen Postfachumzug. Für das Beispiel heißt das: ein Wartungsfenster für das Update, davor ein Backup und ein getesteter Rückweg, danach die monatliche Patchpflege.

Vor dem Update gehören vier Dinge auf die Liste, und keines davon steht in Microsofts Preis. Erstens der Build: Nur Exchange 2019 mit CU14 oder CU15 lässt sich direkt aktualisieren; steht der Server auf einem älteren CU, kommt zuerst ein weiteres Wartungsfenster dazu. Zweitens ein Backup, dessen Rückspielen jemand tatsächlich getestet hat, nicht nur ein Haken im Sicherungsprotokoll. Drittens die Zusatzsoftware auf dem Server, also Virenscanner mit Ausnahmen für Exchange-Verzeichnisse, Sicherungsagenten und Monitoring. Viertens die Zertifikate und der Mailfluss nach außen. Das sind Erfahrungswerte aus Wartungsfenstern, keine Herstellerliste; sie erklären, warum ein „einfaches In-Place-Update“ in der Planung selten nur einen Abend belegt.

Diese Monatsupdates sind der eigentliche Preis dieses Weges. Wer Exchange SE selbst betreibt, braucht jemanden, der sie jeden Monat einspielt, prüft und im Fehlerfall zurückrollt. In einer Firma mit 40 Postfächern ist das meist eine Person mit anderen Hauptaufgaben. Wer das nicht leisten will, gibt den Betrieb als Managed Service ab: Bei uns liegt die Stufe von 26 bis 100 Postfächern bei ab 70 € je Postfach und Jahr. Darin sind Betrieb, Updates, Überwachung, Sicherung und Spamfilter enthalten, dazu Berichte zur Zustellbarkeit und ein fester Ansprechpartner; die Serviceklasse Standard hat keine Vor-Ort-Reaktion, die Zeiten regelt der SLA. Für 40 Postfächer ergibt das:

40 Postfächer × 70 € je Postfach und Jahr = 2.800 € im Jahr   (ab, netto)
+ Microsoft-Abonnement für Exchange SE      = Angebot einholen

Das Microsoft-Abonnement läuft über Ihre eigene Lizenzierung; wir betreiben, wir handeln nicht mit Lizenzen. Ob es über vorhandene Software Assurance oder über ein Cloud-Abo abgedeckt ist, hängt von Ihrem Vertrag ab. Den Eurobetrag können wir nicht belegen und setzen ihn deshalb nicht ein. Rechnen Sie ihn selbst aus dem Vertrag oder holen Sie ein Angebot Ihres Lizenzhändlers ein, bevor Sie diese Zeile mit den anderen vergleichen.

/04Weg B: Exchange Online

Exchange Online nimmt Ihnen den Server ab und damit die Monatsupdates. Für den Preis gibt es in unseren Hausseiten zwei Zahlen, und sie sind kein Widerspruch: Die Seite zur Exchange-Alternative nennt Exchange Online „ab 4 € je Nutzer und Monat (Plan 1)“, die Seite zur Microsoft-365-Migration nennt Business Basic ab 5,60 € je Nutzer und Monat. Gemeint sind zwei verschiedene Produkte: das reine Exchange-Postfach und das kleinste Microsoft-365-Paket für Unternehmen. Die Microsoft-Preisseiten selbst waren am 05.11.2026 für uns nicht abrufbar; die Beträge stammen deshalb von unseren Seiten, nicht von Microsoft, und gehören vor jeder Bestellung auf Microsofts Preisseite gegengeprüft.

Plan 1:         40 Nutzer × 4,00 € × 12 Monate = 1.920 € im Jahr
Business Basic: 40 Nutzer × 5,60 € × 12 Monate = 2.688 € im Jahr
Business Premium (20,60 €): 40 × 20,60 € × 12  = 9.888 € im Jahr

Der Vergleich mit Weg A hinkt auf zwei Seiten. Erstens enthält unser Betriebspreis Sicherung und Überwachung, die Online-Zahl nicht: Ein Exchange-Online-Postfach ist nicht automatisch gesichert, wie der Artikel Microsoft 365 Backup: Warum die Cloud kein Backup ist ausführt. Zweitens fehlt der Umzug: Die Postfächer müssen auf den neuen Dienst, Mail-Routing, Scanner, DNS-Einträge und Outlook-Profile müssen mit, und bis zum Abschluss läuft der alte Server weiter, ohne Updates. Die Online-Zahl ist also die niedrigste Monatszeile, aber nicht die niedrigste Gesamtzeile.

Der Ablauf einer Migration in die Cloud folgt meist derselben Reihenfolge: Domain im Tenant verifizieren, Postfächer in Wellen verschieben, die Nebensysteme wie Scanner und Anwendungen auf den neuen Versandweg umstellen und erst ganz am Ende den MX-Eintrag ändern. Den alten Server schalten Sie nicht am gleichen Tag ab, sondern erst nach einer Karenzzeit, in der niemand mehr darauf zugreift. Das ist Erfahrung aus Umzügen, keine Microsoft-Vorgabe, und sie bedeutet für die Rechnung: Der alte Server läuft Wochen weiter und braucht in dieser Zeit Aufmerksamkeit, obwohl er nichts mehr zum Ergebnis beiträgt.

Dafür hat Weg B einen Vorteil, den keine Tabelle zeigt, auch wenn die Identität dann bei Entra ID liegt: Es gibt keinen Server mehr, der altert. Das Support-Ende von Exchange 2019 wiederholt sich nicht, und mit on-premise-Hardware entfällt auch deren Lebenszyklus. Der Preis dafür ist die Abhängigkeit von Microsofts Preisliste. Ein Jahresbeitrag, den der Anbieter einseitig anheben kann, ist eine andere Art von Planbarkeit als ein Betriebspreis, der im Vertrag festliegt. Für wen das ein Problem ist, klären Sie vor dem Wechsel, nicht danach. Eine Gegenüberstellung der Betriebsmodelle finden Sie im Artikel Exchange Online vs. On-Premise.

/05Weg C: Umzug auf ein quelloffenes System im Rechenzentrum

Der dritte Weg verlässt Exchange. Die Postfächer ziehen auf ein quelloffenes Mailsystem, das wir betreiben. Die Lizenz je Postfach kostet dort 0 €, der Betrieb bleibt in derselben Preisstufe wie bei Weg A: ab 70 € je Postfach und Jahr, also ab 2.800 € im Jahr für 40 Postfächer. Unsere Betriebspreise gelten unabhängig vom Zielsystem; was sich ändert, ist die Zeile darunter. Bei Exchange SE steht dort „Microsoft-Abonnement“, hier steht sie leer.

Dafür fällt einmalig der Umzug an. Unsere Leistungsseite rechnet beim Postfachumzug mit rund 2 Stunden Aufwand je Postfach; bei 40 Postfächern sind das etwa 80 Stunden, verteilt auf Vorbereitung, Datenübernahme, Umstellung der Clients und Nacharbeit. Das ist ein Richtwert für die Planung, kein Preis: Die Umstellung bieten wir nach der Aufnahme zum Festpreis an, weil vorher jede Zahl geraten wäre. Kalenderfreigaben, Outlook-Profile und mobile Geräte gehören zu dieser Aufnahme.

Ehrlich: Dieser Weg lohnt sich am ehesten, wenn die Firma Exchange ohnehin nur für Mail und Kalender nutzt. Wer Outlook-spezifische Funktionen wie Delegation in großem Stil, Add-ins oder Anwendungen auf Basis von Exchange-Schnittstellen im Einsatz hat, muss jede einzelne davon prüfen. Welche Systeme in Frage kommen, steht im Artikel Exchange Alternative On-Prem.

/06Die drei Wege nebeneinander

Die Tabelle fasst die Rechnung zusammen. Die Fünfjahresspalte multipliziert die Jahreszahl mit fünf, ohne Preisänderungen und ohne Zinsen; sie zeigt Größenordnungen und keine Prognose.

Eine Eigenheit der Betriebspreise ändert die Rechnung an den Stufengrenzen. Die Stufen sind nach dem Rechner auf unserer Leistungsseite ganze Preise je Postfach und keine Staffel, die erst ab dem 26. Postfach greift. Daraus folgt: 25 Postfächer kosten ab 25 × 90 € = 2.250 € im Jahr, 26 Postfächer ab 26 × 70 € = 1.820 €. Wer knapp unter einer Grenze liegt, sollte nachzählen, ob ungenutzte Postfächer wegfallen oder dazukommen. Für 40 Postfächer spielt das keine Rolle, die Firma liegt mitten in der Stufe; es erklärt aber, warum sich ein Angebot nach der Bereinigung des Bestands oft ändert.

Beim Lesen fällt auf, dass die Wege A und C bei den Jahreszahlen gleichauf liegen und sich nur in der Zeile darunter unterscheiden. Weg B hat die niedrigste Monatszahl, aber auch die meisten offenen Positionen. Eine „billigste“ Zeile gibt die Tabelle deshalb nicht her; sie zeigt, welche Lücken Sie schließen müssen, bevor Sie sie vergleichen können.

/07Was in keiner Zeile steht

Jede Rechnung dieser Art hat blinde Flecken, und die benennen wir lieber selbst. Die erste Lücke ist das Microsoft-Abonnement für Exchange SE: Es gibt dazu keinen Betrag, weil wir keinen belegen können. Wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365 E3 oder E5 bereits im Haus hat, kann es im Abo enthalten sein, so die Auskunft des vorherigen Fachartikels; verlassen Sie sich nicht darauf, prüfen Sie Ihren Vertrag.

Die zweite Lücke sind Preisänderungen. Alle Zahlen sind Preisstand 05.11.2026. Betriebspreise stehen bei uns im Vertrag fest, Microsoft-Preise sind es nicht. Wer fünf Jahre rechnet, unterschätzt bei Weg B die Unsicherheit.

Die dritte Lücke sind die Nebensysteme. Scanner, die per SMTP senden, Fax-Gateways, Anwendungen mit Mailversand, Archivierung und Zwei-Faktor-Anmeldung am Webzugang kosten bei jedem Weg Zeit und teilweise zusätzliche Dienste. Dazu kommt der laufende Betrieb der Clients: Outlook-Profile, mobile Geräte und TLS-Zertifikate verschwinden nicht, nur weil der Server woanders steht. Inventarisieren Sie diese Systeme vor dem Angebot, nicht danach.

Die vierte Lücke ist der Zwischenzustand. Bei den Wegen B und C läuft der alte Server noch eine Weile, ohne Updates, oft erreichbar aus dem Internet. Das ist die gefährlichste Phase der ganzen Maßnahme, denn ein offener Exchange ist ein klassischer Einstieg für Ransomware. Wer kann, nimmt den Server in dieser Zeit aus dem direkten Zugriff und lässt nur den nötigen Mailverkehr durch. Wie Microsoft ältere Server im Hybridbetrieb zusätzlich drosselt und blockiert, beschreibt der Artikel Exchange 2016/2019 Mailblockade.

/08Wann welcher Weg die falsche Wahl ist

Weg A ist falsch, wenn niemand den Server monatlich pflegen kann und Sie den Betrieb auch nicht abgeben wollen. Ein SE-Server ohne Updateroutine ist ein Exchange 2019 mit neuem Namen. Er ist auch falsch, wenn Sie ohnehin planen, Exchange in zwei Jahren zu verlassen: Die Umstellung kostet dann zweimal Zeit.

Weg B ist falsch, wenn Sie regulatorische oder vertragliche Gründe haben, Postfächer nur in einem Rechenzentrum Ihrer Wahl zu halten, oder wenn Sie keine Nebenkosten für Sicherung und Anbindung einplanen wollen. Prüfen Sie dazu Ihre Verträge und den DSGVO-Rahmen mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Weg C ist falsch, wenn Ihre Anwendungen tief in Exchange hängen. Wer Dutzende Regeln, Add-ins und Berechtigungsstrukturen mitnehmen muss, kommt mit 80 Stunden nicht aus. Planen Sie dann auch den Rückweg ein, ein getestetes Wiederanlaufverfahren gehört zum Umzug. Er ist auch falsch, wenn die Belegschaft den Wechsel des Mailprogramms nicht mitträgt: Die Technik ist dann selten das Problem.

/09Entscheidung für 40 Postfächer in fünf Fragen

Fünf Fragen sortieren die Wege schneller als jede Tabelle. Beantworten Sie sie in dieser Reihenfolge und brechen Sie bei der ersten klaren Antwort ab.

• Gibt es jemanden, der jeden Monat Updates einspielt und im Fehlerfall zurückrollt? Nein: Weg A nur mit Betrieb durch einen Dienstleister, sonst B oder C.
• Hängen Anwendungen oder Geräte an Exchange-Schnittstellen? Ja, viele: Weg A oder B, Weg C erst nach einer Einzelprüfung.
• Liegt Microsoft 365 ohnehin im Haus? Ja: Weg B ist meist der kürzeste, und das SE-Abo könnte schon enthalten sein; Vertrag prüfen.
• Muss der Mailbestand in einem Rechenzentrum Ihrer Wahl bleiben? Ja: Weg A oder C im deutschen Rechenzentrum.
• Soll die Monatszahl planbar bleiben? Ja: Betriebspreis im Vertrag, also A oder C.

Bleibt am Ende mehr als ein Weg übrig, entscheidet die Zahl, die Sie noch nicht haben: das Microsoft-Abonnement bei A, der Umzugsaufwand bei B und C. Holen Sie diese beiden Zahlen ein, bevor Sie die Tabelle aus Abschnitt 6 mit Ihren eigenen Werten füllen.

/10Häufige Fragen