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Welche Exchange-Alternative passt?

Sechs Systeme kommen infrage. Welches übrig bleibt, entscheiden drei Fragen: Brauchen Sie Outlook mit MAPI, öffentlichen Ordnern und Delegation? Müssen die Daten im eigenen Haus bleiben? Wie viele Postfächer sind es? Unten beantworten Sie die drei — und sehen sofort, was bleibt und was es kostet.

Drei Fragen beantworten → Termin vereinbaren →

Geschrieben füralle, die ihren Exchange heute selbst betreiben — vom Betrieb mit fünfzehn Postfächern bis zur IT-Abteilung mit mehreren Tausend

sechs Systeme ohne Vorauswahl · auch Exchange SE betreiben wir · Preise stehen auf der Seite

THEMEN

Welches System bleibt übrigDrei Fragen, Antwort auf der Seite→ Wie steht Ihre Mail heute da?MX, SPF, DMARC, DKIM, MTA-STS in fünf Sekunden→ Sechs Systeme nebeneinanderBetrieb, Outlook, Lizenz, Aufwand→ Was es kostetBetrieb je Postfach, Gegenrechnung zu Microsoft→ Umstellung in fünf SchrittenVon der Aufnahme bis zum Betrieb→ Was der Betrieb umfasstUpdates, Überwachung, Sicherung, Zustellbarkeit→ Warum das Thema jetzt liegtSupportende, ESU-Fenster, Abo-Zwang→ Fragen und AntwortenOutlook, öffentliche Ordner, Rückweg→

ECKDATEN

6 Systemeim Vergleich, ohne Vorauswahl — betrieben werden alle sechs

ab 55 €Betrieb je Postfach und Jahr, gestaffelt nach Größe

rund 2 StundenAufwand je Postfach beim Umzug

14.10.2025Seitdem bekommen Exchange 2016 und 2019 keine Sicherheitsupdates mehr

exchange-alternativeLive

ASCII-Grafik: eine Wand aus Postfächern, ein Fach offen mit Umschlag — Titelbild zur Exchange-Alternative

postfächerumzug mit imapsync · pro postfach rund 2 stunden

zustellbarkeitspf, dkim und dmarc · eigener adressraum

spam und virenproxmox mail gateway davor

rückwegimap in beide richtungen · keine einbahnstraße

betrieb durch hostspezial

Auswahl sechs SystemeBetrieb auch Exchange SEUmzug imapsync, Postfach für PostfachDauer 2 bis 6 Wochen

AUF EINEN BLICK

Das Wichtigste auf einen Blick

Geeignet für: Häuser, die ihren Mailserver selbst betreiben — ob fünfzehn Postfächer oder mehrere Tausend. Der häufigste Anlass: Exchange 2016 oder 2019 bekommt seit dem 14.10.2025 keine Sicherheitsupdates mehr.
Ausgangssituation: Exchange Server SE ist seit dem 01.07.2025 die einzige unterstützte Fassung für den eigenen Betrieb — und nur noch im Abonnement zu haben
Wir übernehmen: Aufnahme des Bestands, Entscheidungsvorlage über alle sechs Systeme, Pilotpostfächer, Umzug in Wellen und den laufenden Betrieb
Bei Ihnen bleibt: Die Entscheidung über das Zielsystem und der Zugang zu Ihren Postfächern. Eigentum und Hoheit wechseln nicht.
Vorhandene Systeme: Wir nehmen Postfächer, Verteiler, öffentliche Ordner, Delegationen und Geräte vor dem Angebot auf. Was mitkommt und was nicht, steht dann schriftlich fest.
Ihr Ergebnis: Ein Mailsystem mit benanntem Betreiber — Updates, Überwachung, Sicherung und Zustellbarkeit liegen an einer Stelle. Auch Exchange Server SE betreiben wir für Sie, wenn die Entscheidung dafür fällt.
Preisrahmen: ab 55 € je Postfach und Jahr für den Betrieb; bei Exchange Server SE kommt das Microsoft-Abonnement hinzu. Die Umstellung wird nach der Aufnahme zum Festpreis angeboten.
Reaktionszeit: Nach vereinbarter Serviceklasse. Die Klasse Standard sagt keine Reaktion vor Ort zu — Business und Enterprise tun es.
Dauer: 2 bis 6 Wochen je nach Zahl der Postfächer; der Umzug selbst läuft in Wellen und im laufenden Betrieb
Erster Schritt: Aufnahme des Bestands mit Gegenüberstellung der drei Wege — Exchange SE, Microsoft 365, eigenes System

Umstellung besprechen → Termin vereinbaren → 09571 873149 Ihr Ansprechpartner: Sales-Team, Beratung und Angebot

/01 — 08Die Auswahl

Welches System bleibt übrig

$ auswahl

Drei Fragen, zwanzig Sekunden. Was Ihre Anforderungen ausschließen, fällt weg — was übrig bleibt, entscheiden Sie. Das Ergebnis bleibt auf dieser Seite; es kostet keine E-Mail-Adresse.

Drei Ausgangslagen, aus denen die Anrufe kommen: Der Server läuft noch, bekommt aber seit dem 14.10.2025 keine Sicherheitsupdates mehr. · Das Angebot für Exchange Server SE liegt auf dem Tisch und ist teurer als gedacht. · Microsoft 365 wäre technisch einfach, kommt aber aus Gründen der Datenhoheit nicht in Frage. Steht Ihre Lage nicht dabei, sagen Sie sie uns — 09571 873149.

/02 — 08Der Kurztest

Wie steht Ihre Mail heute da?

$ dig +short TXT

Fünf Einträge im DNS entscheiden darüber, ob Ihre Post ankommt und ob sich jemand in Ihrem Namen ausgeben kann. Domain eintragen, Antwort steht sofort da — abgefragt wird nur öffentliches DNS, gespeichert wird nichts.

/03 — 08Der Vergleich

Sechs Systeme nebeneinander

$ sec2

Ohne Vorauswahl und ohne Empfehlungszeile. Was für wen taugt, steht in der letzten Spalte — die Entscheidung fällt an Ihren Anforderungen, nicht an unserer Vorliebe.

Sechs Mailsysteme im Vergleich nach Betriebsmodell, Outlook-Anbindung, Lizenz, Aufwand und Eignung
System	Betrieb	Outlook	Lizenz	Aufwand	Wofür geeignet
Exchange Server SE	eigenes Haus oder gemietete Umgebung	vollständig, mit MAPI, öffentlichen Ordnern und Delegation	Abonnement je Nutzer, dazu Windows-Server-Lizenzen	hoch — Patchstand, Zertifikate, Sicherung liegen bei Ihnen	Wer Outlook-Funktionen im vollen Umfang braucht und den Betrieb im Haus behalten muss — den Betrieb übernehmen wir auch hier
Microsoft 365 / Exchange Online	Microsoft-Rechenzentrum	vollständig	ab 4 € je Nutzer und Monat (Plan 1)	gering — kein Patchaufwand, dafür kein Zugriff auf die Plattform	Der pragmatische Weg für die meisten Häuser ohne besondere Auflagen
mailcow	eigenes Haus oder gemietete Umgebung, Docker	über IMAP und SMTP, Kalender über CalDAV; kein MAPI	quelloffen, keine Lizenzkosten je Postfach	mittel — überschaubarer Aufbau, laufende Updates nötig	Häuser, die Datenhoheit wollen und mit Outlook ohne MAPI auskommen
Kopano	eigenes Haus	über MAPI und Z-Push, damit näher an Exchange	Abonnement je Nutzer	mittel bis hoch	Wer die Outlook-Anbindung braucht, aber nicht bei Microsoft bleiben will
Zimbra	eigenes Haus	über eigenen Konnektor, ActiveSync und IMAP	quelloffene und kommerzielle Fassung	hoch — umfangreiche Plattform	Große Umgebungen mit vielen Mandanten
Open-Xchange	eigenes Haus oder beim Anbieter	über eigenen Konnektor, ActiveSync und IMAP	Abonnement je Nutzer	mittel	Wer Groupware im Browser bevorzugt und eine europäische Herkunft verlangt

Was keines dieser Systeme leistet: eine Kopie von Exchange. Öffentliche Ordner, Postfachdelegation und Outlook-Regeln lassen sich außerhalb von Exchange und Kopano nur nachbauen, nicht übernehmen. Wer das übersieht, verlegt den Ärger vom Server ins Sekretariat. Die sechs Systeme ausführlich im Vergleich →

/04 — 08Die Kosten

Was es kostet

$ sec3

Betriebspreise je Postfach und Jahr, gestaffelt nach Größe. Die Umstellung selbst wird nach der Aufnahme zum Festpreis angeboten — vorher wäre jede Zahl geraten.

bis 25 Postfächer

ab 90 € je Postfach und Jahr

Betrieb, Updates, Überwachung, Sicherung und Spamfilter. Serviceklasse Standard.

26 bis 100 Postfächer

ab 70 € je Postfach und Jahr

Zusätzlich Berichte zur Zustellbarkeit und ein fester Ansprechpartner.

ab 101 Postfächer

ab 55 € je Postfach und Jahr

Zusätzlich abgestimmte Wartungsfenster und Serviceklasse nach Vereinbarung.

Gegenrechnung für 50 Postfächer — dieselbe Zahl von beiden Seiten betrachtet, damit die Entscheidung nicht am Preisschild allein hängt.

// microsoft 365, exchange online plan 1

Lizenz, 50 Nutzer2.400 €/Jahr

Betrieb der Plattformbei Microsoft

Patchaufwandentfällt

Datenhoheitaußerhalb Ihres Zugriffs

Preisentwicklungliegt beim Anbieter

Der Weg mit dem geringsten Aufwand — und der geringsten Kontrolle. Für die meisten Häuser ohne besondere Auflagen ist er der richtige.

// eigenes mailsystem, betrieb durch hostspezial

Betrieb, 50 Postfächerab 3.500 €/Jahr

Lizenz je Postfach0 € bei quelloffenen Systemen

bei Exchange Server SEMicrosoft-Abo kommt hinzu

Umstellung, einmaligFestpreis nach Aufnahme

Datenhoheitbei Ihnen

Preisentwicklungvertraglich festgelegt

Ehrlich: Bei 50 Postfächern ist der eigene Server nicht der billigere Weg. Er rechnet sich über Datenhoheit, Aufbewahrung und Unabhängigkeit — nicht über die Jahresrechnung. Wer nur sparen will, bleibt besser bei Microsoft 365.

Die Betriebspreise gelten unabhängig vom Zielsystem — auch für Exchange Server SE. Bei Microsoft-Systemen kommt deren Abonnement hinzu, das über Ihre eigene Lizenzierung läuft; wir betreiben, wir handeln nicht mit Lizenzen. Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer. Die Microsoft-Lizenzpreise entsprechen der Listenlage aus unserem Fachbeitrag Exchange Online oder eigener Server und können sich beim Anbieter ändern.

/05 — 08Der Ablauf

Umstellung in fünf Schritten

$ sec4

Kein Stichtag über Nacht. Nach jedem Schritt entscheiden Sie, ob es weitergeht — die Aufnahme gehört Ihnen auch dann, wenn Sie danach abbrechen.

Aufnahme

1 woche

Postfächer und ihre Größe, Verteiler, öffentliche Ordner, Delegationen, Weiterleitungen, Geräte und Zusatzprogramme. Dazu die Frage, was am heutigen Betrieb wirklich gebraucht wird — vieles davon nutzt seit Jahren niemand mehr.

Entscheidungsvorlage

rund 1 woche

Alle sechs Wege gegen Ihre Anforderungen gerechnet, mit Kosten über drei Jahre, Aufwand und dem, was jeweils verloren geht. Schriftlich, einschließlich dessen, wovon wir abraten.

Pilot

1 bis 2 wochen

Fünf bis zehn Postfächer aus verschiedenen Abteilungen ziehen zuerst um, darunter mindestens eines mit Delegation und eines mit Kalenderfreigaben. Was hier nicht sauber läuft, läuft auch bei zweihundert nicht.

Umzug in Wellen

je nach größe

Postfachinhalte wandern mit imapsync, im laufenden Betrieb und ohne Postfachsperre. Rechnen Sie mit rund zwei Stunden je Postfach zuzüglich Rückfragen am Arbeitsplatz. Die Umschaltung der Zustellung erfolgt je Welle, nicht für alle auf einmal.

Betrieb

laufend

Updates, Überwachung, Sicherung und Zustellbarkeit gehen an uns über. Das Altsystem bleibt noch vier Wochen lesend erreichbar, bevor es abgeschaltet wird — der Rückweg bleibt so lange offen.

So liegt das zeitlich — Beispiel für rund 50 Postfächer. Bei 400 Postfächern werden aus drei Wellen acht, der Rahmen bleibt gleich.

Zeitplan der Umstellung über sechs Wochen
Schritt	W1	W2	W3	W4	W5	W6
Aufnahme	Bestand
Entscheidungsvorlage		Vergleich
Pilot		5–10 Postfächer
Welle 1			Verwaltung
Welle 2				Vertrieb, Technik
Welle 3					Rest, Postfächer ohne Eile
Zustellung umschalten					MX je Welle
Altsystem lesend						vier Wochen über das Ende hinaus

/06 — 08Der Betrieb

Was der Betrieb umfasst

$ sec5

Ein Mailserver ist kein Gerät, das man aufstellt. Er ist ein Dienst, der jeden Tag erreichbar, sauber und zustellbar bleiben muss.

Updates und Zertifikate

Eingespielt im vereinbarten Fenster, nicht wenn es gerade auffällt. Zertifikate laufen automatisiert nach — die abgelaufene Zertifikatskette ist der häufigste Grund, warum morgens niemand mehr Mail bekommt.

Überwachung

Warteschlange, Plattenplatz, Zustellzeiten und Erreichbarkeit von außen. Ein volllaufender Mailspeicher meldet sich bei uns, bevor er sich bei Ihnen meldet.

Sicherung

Postfächer werden gesichert und die Rücksicherung wird geprüft — eine Sicherung, die nie zurückgespielt wurde, ist eine Vermutung. Aufbewahrungsfristen legen Sie fest, wir setzen sie um. Mehr zum Thema Sicherung

Spam und Viren

Vor dem Postfach steht ein eigenes Tor: das Proxmox Mail Gateway filtert Spam, Schadsoftware und Phishing, bevor eine Nachricht das Mailsystem überhaupt erreicht.

Zustellbarkeit

SPF, DKIM und DMARC werden eingerichtet und überwacht, der Adressraum bleibt sauber. Ohne das landen Ihre Rechnungen im Spamordner Ihrer Kunden — und Sie erfahren es zuletzt. Warum DMARC 2026 Pflicht wird

Auch Exchange Server SE

Bleibt es bei Microsoft, betreiben wir Exchange Server SE für Sie: CU-Stand, Windows-Updates, Zertifikate, Sicherung und Überwachung liegen dann bei uns. Das Abonnement läuft weiter über Ihre Microsoft-Lizenzierung — wir betreiben, wir verkaufen die Lizenz nicht.

Erreichbarkeit

Reaktionszeiten nach vereinbarter Serviceklasse. Die Klasse Standard sagt bewusst keine Reaktion vor Ort zu; wer das braucht, nimmt Business oder Enterprise.

Wo die Systeme stehen: im Rechenzentrum der SÜC in Coburg, mit Ausweichstandort bei den Stadtwerken Neustadt. Betrieb nach ISO/IEC 27001, zertifiziert bis 2029. Auf Wunsch betreiben wir das System auch auf Ihrer eigenen Hardware im eigenen Haus.

/07 — 08Der Anlass

Warum das Thema gerade jetzt liegt

$ sec6

Drei Termine haben die Lage verändert. Wer sie kennt, entscheidet nicht unter Zeitdruck.

Supportende

Exchange 2016 und 2019 haben am 14.10.2025 den regulären Support verloren. Das einmalige ESU-Fenster lief am 14.04.2026 aus. Seitdem gibt es keine Sicherheitsupdates mehr — für ein System, das per Definition aus dem Internet erreichbar ist.

Nur noch im Abonnement

Seit dem 01.07.2025 ist Exchange Server SE die einzige unterstützte Fassung für den Betrieb im eigenen Haus. Sie wird als Abonnement bereitgestellt. Die Dauerlizenz, mit der viele einmal gerechnet haben, gibt es nicht mehr.

Nachweispflicht

Ein Mailserver ohne Sicherheitsupdates ist im Risikomanagement nach NIS2 nicht haltbar und wird von Cyberversicherern gefragt. Der Weiterbetrieb ist damit keine rein technische Entscheidung mehr.

Zwei Wege aus dem Bestand: Von Exchange 2019 auf aktuellem CU-Stand führt ein direktes Upgrade auf SE — der kleinste Aufwand, Vollsicherung vorher zwingend. Von Exchange 2016 gibt es keinen direkten Pfad: entweder über 2019 als Zwischenschritt oder ein sauberer Neuaufbau mit Postfachumzug.

/08 — 08Fragen

Fragen und Antworten

$ sec7

/01Können wir bei Exchange bleiben und Sie betreiben es?+

Ja. Exchange Server SE im eigenen Haus oder in einer von uns gestellten Umgebung ist einer der sechs Wege, und wir betreiben ihn wie jeden anderen: CU-Stand, Windows-Updates, Zertifikate, Sicherung, Überwachung, Spam- und Virenschutz davor. Das Microsoft-Abonnement bleibt bei Ihrer Lizenzierung — wir betreiben, wir handeln nicht mit Lizenzen. Der Unterschied zu einem quelloffenen System ist nicht der Betrieb, sondern die Rechnung: das Abo läuft weiter.

/02Gibt es eine quelloffene Alternative zu Exchange?+

Mehrere: mailcow, Zimbra und Open-Xchange sind quelloffen verfügbar, Kopano teilweise. Keines davon ist ein Exchange-Ersatz im Sinne einer Kopie — was fehlt, ist vor allem die enge Outlook-Anbindung über MAPI. Wer damit leben kann, spart die Lizenz je Postfach vollständig.

/03Funktioniert Outlook ohne Exchange?+

Ja, über IMAP und SMTP für Mail, CalDAV und CardDAV für Kalender und Kontakte, auf Mobilgeräten über ActiveSync. Kopano bindet Outlook zusätzlich über MAPI an. Was in dieser Aufstellung nicht mitkommt: Postfachdelegation in gewohnter Tiefe, öffentliche Ordner und ein Teil der serverseitigen Regeln.

/04Was passiert mit öffentlichen Ordnern und Delegationen?+

Sie werden in der Aufnahme einzeln erfasst und dann bewusst entschieden: nachbauen, ersetzen oder streichen. In der Praxis fällt bei dieser Gelegenheit die Hälfte weg, weil sie seit Jahren niemand mehr nutzt. Der Rest wird über gemeinsame Postfächer und Freigaben abgebildet — ähnlich, nicht identisch.

/05Wie lange dauert der Umzug von 50 Postfächern?+

Rechnen Sie mit rund zwei Stunden je Postfach für den reinen Datenumzug mit imapsync, dazu Rückfragen am Arbeitsplatz. Für 50 Postfächer sind das mit Aufnahme, Pilot und Wellen etwa drei bis vier Wochen — bei laufendem Betrieb, ohne Sperrzeit für die Postfächer.

/06Wer sorgt dafür, dass unsere Mails ankommen?+

Wir richten SPF, DKIM und DMARC ein und überwachen die Berichte. Das ist der Teil, den Selbstbetreiber am häufigsten übersehen: Ein technisch einwandfreier Server nützt nichts, wenn große Empfänger seine Nachrichten aussortieren. Der eigene Adressraum und ein sauberer Ruf gehören zum Betrieb dazu.

/07Können wir später doch zu Microsoft 365 wechseln?+

Ja. Postfächer wandern über IMAP in beide Richtungen, der Weg ist keine Einbahnstraße. Wir bauen die Systeme so, dass Ihre Daten in gängigen Formaten vorliegen und ein Wechsel — zu uns, von uns weg oder in die Cloud — eine Frage von Aufwand bleibt und nicht von Erlaubnis.

FORMULARAnfrage

Mailbetrieb besprechen.

$ anfrage --senden

/fsAus einem Kundenprojekt

400 Postfächer in neun Wochen

$ cat fallstudie.md

Ausgangslage: Beratungsunternehmen mit 380 Mitarbeitern an fünf Standorten, seit 2014 auf Exchange 2016. Dazu 47 öffentliche Ordner mit geteilten Kontakten und Kalendern — der eigentliche Knoten des Projekts.
Maßnahme: 400 Postfächer in acht Wellen, jede von Freitagabend bis Samstagmorgen, damit niemand während der Arbeitszeit unterbrochen wird. Die öffentlichen Ordner wurden nicht kopiert, sondern sortiert: 12 wurden gemeinsame Postfächer, 8 Gruppen, 27 abgeschaltet — seit zwölf Monaten hatte sie niemand geöffnet.

9 Wochenvon der Aufnahme bis zum letzten Postfach

42 %weniger Kosten im Jahr als das Upgrade auf Exchange 2019

27 von 47öffentlichen Ordnern ersatzlos abgeschaltet

Anonymisierte Fallstudie aus einem Kundenprojekt. Das Ziel war hier Microsoft 365 — den Weg ins eigene Haus gehen wir mit demselben Verfahren. Vollständige Fallstudie lesen →

WEITERZum Thema

Tiefer einsteigen

$ weiter

Sechs Systeme im Vergleich

Der ausführliche Fachbeitrag zu mailcow, Kopano, Zimbra und den übrigen — mit Anforderungen, Grenzen und Betriebsaufwand.

Exchange Online oder eigener Server

Die Kostenrechnung über drei Jahre, mit den Posten, die in Angeboten gern fehlen.

Migration auf Exchange Server SE

Wenn es Exchange bleiben soll: Pfade von 2016 und 2019, Aufwand und Fallstricke.

Fallstudie: Exchange-Migration

Ein Projekt von der Aufnahme bis zur Abschaltung des Altsystems, anonymisiert.

Managed Proxmox Mail Gateway

Das Tor vor dem Postfach: Spam, Schadsoftware und Phishing, bevor die Nachricht ankommt.

Microsoft-365-Migration

Wenn die Entscheidung in die andere Richtung fällt — Umzug nach Exchange Online mit demselben Verfahren.

// nächster schritt

Dreißig Minuten, dann wissen Sie es.

Dreißig Minuten genügen, um Ihre Lage einzuordnen: welche Systeme nach Ihren Anforderungen übrig bleiben, was der Umzug kostet und was er nicht kostet. Wenn am Ende „bleibt, wie es ist" steht, sagen wir das auch.

Seit 2010 inhabergeführt, Sitz in Lichtenfels · ISO/IEC 27001 zertifiziert

$ termin --exchange

Umstellung besprechen → 09571 873149

Termin vereinbaren →

30 Minuten, unverbindlich, direkt mit einem technischen Ansprechpartner. Drei Sätze zur Ausgangslage genügen; die Antwort kommt in der Regel innerhalb eines Werktags.