Das Wissen ist da. Nur findet es niemand.
Der KI Workplace macht vorhandene Dokumente, Handbücher und Vorgänge durchsuchbar und automatisiert Wiederkehrendes — vollständig auf Ihrer Infrastruktur. Kein Datenabfluss, keine Abhängigkeit von einem Cloud-Anbieter.
Geeignet fürUnternehmen ab etwa 20 Mitarbeitern mit wissensintensiver Arbeit, deren Daten das Haus nicht verlassen dürfen
On-premises · RAG auf eigenen Dokumenten · DSGVO-konform · kein Datenabfluss
Das Wichtigste auf einen Blick
- Geeignet für
- Unternehmen ab etwa 20 Mitarbeitern mit wissensintensiver Arbeit, deren Daten das Haus nicht verlassen dürfen
- Ausgangssituation
- Wissen liegt verteilt in Fileserver, DMS, Wiki und E-Mail — gesucht wird länger als gearbeitet
- Wir übernehmen
- Aufbau auf Ihrer Hardware, Anbindung der Quellsysteme, RAG-Pipeline, Berechtigungskonzept, Schulungen und auf Wunsch den Betrieb
- Bei Ihnen bleibt
- Ihre Daten und die Entscheidung, welche davon ein Modell sehen darf. Eigentum und Hoheit wechseln nicht.
- Vorhandene Systeme
- Welche Hardware und welche Schnittstellen sich weiterverwenden lassen, klären wir vor dem Angebot. Das Ergebnis steht schriftlich fest, bevor Sie beauftragen.
- Ihr Ergebnis
- Jede Antwort nennt ihre Quelle. Und kein Byte verlässt Ihr Netz
- Preisrahmen
- Rund 500 € Betriebskosten monatlich bei 100 Mitarbeitern — gegenüber rund 3.000 € für vergleichbare Copilot-Lizenzen
- Reaktionszeit
- Nach vereinbarter Serviceklasse, sofern wir den Betrieb übernehmen; sonst betreibt Ihre IT selbst
- Dauer
- Vier Wochen bis zum Regelbetrieb; ein unverbindlicher Proof of Concept dauert ein bis zwei Wochen
- Erster Schritt
- Proof of Concept mit Ihren echten Dokumenten — unverbindlich, in ein bis zwei Wochen
Wissen ist da. Nur nicht nutzbar.
Wissen liegt verteilt
Fileserver, DMS, E-Mail, ERP, Wiki, Sharepoint. Jedes System hat seinen eigenen Datenbestand. Niemand hat den vollständigen Überblick.
Prozesse fressen Zeit
Berichte schreiben, Tickets zusammenfassen, Angebote formulieren. Wiederkehrende Aufgaben, die Mitarbeiter von ihrer eigentlichen Arbeit abhalten.
Cloud-KI ist keine Option
ChatGPT, Copilot, Gemini: Alle verarbeiten Daten in der Cloud. Für sensible Unternehmens-, Kunden- und Fertigungsdaten ist das ein Ausschlusskriterium.
Systeme ohne KI-Anbindung
Die bestehende IT-Landschaft ist nicht KI-fähig. ERP, DMS und Ticketsystem können nicht mit Sprachmodellen kommunizieren.
KI Workplace: Alles an einem Ort
Architektur-Überblick — die Anfrage läuft von oben nach unten, die Antwort denselben Weg zurück
Alle fünf Schichten laufen containerisiert auf Ihrer eigenen Hardware. Auch die Embedding-Berechnung erfolgt lokal — an keiner Stelle dieses Wegs steht ein externer API-Aufruf.
- Fragen statt suchen. Stellen Sie Fragen an Ihr Unternehmenswissen. In natürlicher Sprache. Die KI durchsucht Dokumente, E-Mails und Datenbanken gleichzeitig.
- Automatisieren statt abtippen. Wiederkehrende Aufgaben wie Reports, Zusammenfassungen und Ticket-Antworten laufen automatisch.
- Behalten statt abgeben. Alle Daten bleiben auf Ihrer Infrastruktur. Kein Byte verlässt Ihr Netzwerk.
Konkrete Anwendungen im Alltag
Dokumenten-Recherche
Mitarbeiter stellen Fragen zu Verträgen, Handbüchern oder internen Richtlinien. Die KI liefert die Antwort mit Quellenangabe.
Ticket-Automatisierung
Eingehende Support-Tickets werden automatisch kategorisiert, priorisiert und mit Lösungsvorschlägen versehen.
Automatische Reports
Wöchentliche Zusammenfassungen aus ERP, CRM oder Projektmanagement werden automatisch erstellt und verteilt.
Onboarding-Assistent
Neue Mitarbeiter stellen Fragen zu Prozessen, Zuständigkeiten und internen Abläufen. Die KI antwortet sofort und korrekt.
Qualitätsdaten auswerten
Werkstatt- und Fertigungsdaten werden analysiert. Die KI erkennt Muster und weist auf Abweichungen hin, bevor Ausschuss entsteht.
Wie Ihr Wissen in die KI kommt
Dokumente einlesen
Ihre Datenquellen werden angebunden: Fileserver, DMS, E-Mail-Archiv, Wiki, Confluence, Sharepoint. Die Plattform liest Dokumente automatisch ein und hält sie aktuell.
Inhalte aufbereiten
Dokumente werden in sinnvolle Abschnitte (Chunks) zerlegt. Jeder Abschnitt wird durch ein Embedding-Modell in einen mathematischen Vektor umgewandelt, der seine Bedeutung codiert.
In Vektordatenbank speichern
Die Vektoren werden in Qdrant indexiert. Das ermöglicht semantische Suche: Die KI findet relevante Inhalte nach Bedeutung, nicht nur nach exaktem Stichwort.
Frage beantworten
Bei einer Anfrage werden die relevantesten Dokument-Abschnitte gefunden und dem LLM als Kontext mitgegeben. Das Modell antwortet basierend auf Ihren echten Daten, nicht auf allgemeinem Wissen.
Quelle nachweisen
Jede Antwort enthält Quellenverweise. Sie sehen, aus welchem Dokument die Information stammt. Nachvollziehbar und prüfbar.
Unterstützte Formate & Quellen
Der KI Workplace verarbeitet alle gängigen Dokumentenformate. Die Anbindung erfolgt über Standard-Schnittstellen.
- PDF, Word, Excel, PowerPoint
- E-Mails (IMAP, Exchange)
- Confluence, Sharepoint, Wiki
- Datenbanken (SQL, REST-API)
- CSV, JSON, XML
- Ticketsysteme (Jira, OTRS, Zammad)
- ERP-Systeme (SAP, DATEV, etc.)
- Fileserver (SMB/CIFS, NFS)
Wichtig: Ihre Dokumente verlassen zu keinem Zeitpunkt Ihre Infrastruktur. Auch die Embedding-Berechnung erfolgt lokal. Es gibt keinen externen API-Aufruf.
KI Workplace nach Branche
Automotive & Fertigung
Fertigungsprotokolle, Messdaten, Reklamationen und Lieferantendokumente durchsuchbar machen. Qualitätsprobleme schneller erkennen.
Verwaltung & Behörden
Bescheide, Verordnungen, interne Richtlinien und Bürgeranfragen. KI unterstützt bei Recherche und Formulierung, ohne dass Daten das Haus verlassen.
Mittelstand & Dienstleister
Angebote, Verträge, Projektdokumentation und Kundenkommunikation. KI wird zum persönlichen Assistenten für jeden Mitarbeiter.
Was unter der Haube steckt
Open WebUI
Benutzeroberfläche für die KI-Interaktion. Intuitiv bedienbar, rollenbasiert, mehrbenutzerfähig.
Lokale LLMs
Qwen, Mistral, Llama und weitere Open-Source-Modelle. Lokal ausgeführt, kein API-Aufruf nach außen.
RAG-Pipeline
Retrieval Augmented Generation: Ihre Dokumente werden indexiert und bei Anfragen als Kontext bereitgestellt.
Qdrant Vector DB
Hochperformante Vektordatenbank für semantische Suche. Findet relevante Inhalte nach Bedeutung, nicht nur Stichwort.
n8n Workflows
Automatisierungsplattform für Workflows zwischen KI und Ihren Systemen. Visuell konfigurierbar, keine Programmierkenntnisse nötig.
Container-Betrieb
Alle Komponenten laufen containerisiert. Einfach zu warten, zu aktualisieren und zu skalieren.
KI Workplace vs. Cloud-KI
| Kriterium | Microsoft Copilot | ChatGPT Enterprise | KI Workplace |
|---|---|---|---|
| Datenstandort | ✕Microsoft Cloud (EU/US) | ✕OpenAI Server (US) | ✓Ihr Server / Ihr RZ |
| DSGVO-Konformität | ◕Auftragsverarbeitung nötig | ◕Eingeschränkt | ✓Vollständig |
| Daten für KI-Training genutzt? | ◕Lt. Vertrag nein | ✕Opt-out nötig | ✓Nein, ausgeschlossen |
| Integration eigener Systeme | ◕Nur Microsoft 365 | ✕Begrenzt (API) | ✓Frei konfigurierbar |
| Modellwahl | ✕Nur GPT-4 | ✕Nur GPT-4 | ✓Frei wählbar |
| Laufende Kosten | ◕Pro Nutzer/Monat | ◕Pro Nutzer/Monat | ✓Planbar, fix |
| Vendor Lock-in | ✕Microsoft-Ökosystem | ✕OpenAI-Abhängigkeit | ✓Keiner (Open Source) |
In 4 Wochen zum produktiven KI Workplace
Analyse & Planung
Bestandsaufnahme Ihrer IT-Landschaft, Identifikation der wirkungsvollsten Use Cases, Hardware-Dimensionierung.
Installation
Server-Setup, Container-Deployment, Netzwerkkonfiguration, LLM-Bereitstellung und Grundkonfiguration.
Daten & RAG
Anbindung der ersten Datenquellen, Indexierung der Dokumente, Konfiguration der RAG-Pipeline und Qualitätstests.
Go-Live
Erste Workflows aktivieren, Anwender-Schulung, Feintuning der Ergebnisse, Dokumentation und Übergabe.
Was Sie von uns bekommen
- Funktionsfähige KI-Plattform mit Benutzeroberfläche
- Mindestens 3 angebundene Datenquellen
- 2 produktive Automations-Workflows
- Rollen- und Berechtigungskonzept
- Admin-Schulung (4 Stunden)
- Anwender-Schulung (2 Stunden)
- Vollständige technische Dokumentation
Was Sie dafür brauchen
- Server-Hardware (oder Managed Server von uns)
- Netzwerkzugang zu den Datenquellen
- Ansprechpartner IT (ca. 4h/Woche während Setup)
- Fachlicher Ansprechpartner für Use-Case-Validierung
- Entscheidung über Berechtigungskonzept
Was der KI Workplace konkret bringt
Weniger Suchzeit
Statt in 5 Systemen nach Informationen zu suchen, stellt der Mitarbeiter eine Frage. Durchschnittliche Zeitersparnis: 30-60 Minuten pro Tag.
Dokumentenerstellung
Reports, Zusammenfassungen, Protokolle und Antwort-Entwürfe werden von der KI vorbereitet. Der Mitarbeiter prüft und gibt frei.
Support-Effizienz
Automatische Kategorisierung, Lösungsvorschläge aus der Wissensdatenbank und Antwort-Entwürfe reduzieren die Bearbeitungszeit deutlich.
Beispielrechnung für 100 Mitarbeiter: 3 Stunden Zeitersparnis pro Woche und Mitarbeiter, verrechnet mit einem Stundensatz von 55 €, ergeben rund 71.500 € monatliche Einsparung. Dem stehen ca. 500 € Betriebskosten für den KI Workplace gegenüber — gegenüber rund 3.000 € für vergleichbare Copilot-Lizenzen. Anders als bei Cloud-Lösungen wachsen die laufenden Kosten dabei nicht automatisch mit der Nutzerzahl.
Sicherheitsarchitektur im Detail
Netzwerkisolation
Die KI-Plattform läuft in einem isolierten Netzwerksegment. Kein ausgehender Traffic zu externen Diensten. Alle Komponenten kommunizieren ausschließlich intern.
- Kein Internet-Zugang der KI-Container
- VLAN-Segmentierung
- Firewall-Regeln pro Dienst
- Kein DNS-Auflösung nach extern
Zugriffskontrolle
Rollenbasiertes Berechtigungskonzept. Wer welche Dokumente über die KI abfragen darf, wird zentral gesteuert. Integration in bestehendes Active Directory möglich.
- LDAP / Active Directory Anbindung
- Rollenbasierte Dokumentenfreigabe
- SSO (Single Sign-On)
- Multi-Faktor-Authentifizierung
Datenverschlüsselung
Alle Daten sind verschlüsselt gespeichert. Die Kommunikation zwischen Komponenten erfolgt über TLS. Auch die Vektordatenbank ist verschlüsselt.
- TLS 1.3 zwischen allen Diensten
- Verschlüsselung at-rest (AES-256)
- Verschlüsselte Vektordatenbank
- Keine unverschlüsselten Endpunkte
Audit & Compliance
Jede Anfrage wird protokolliert. Sie wissen jederzeit, wer wann welche Frage gestellt hat und auf welche Dokumente zugegriffen wurde.
- Vollständiges Audit-Log
- DSGVO-konforme Datenverarbeitung
- Löschkonzept für Vektordaten
- Bereit für ISO 27001 Audits
Datenweg — vom Endgerät über das Gateway bis zur Wissensbasis
Jede Zeile ist eine Zone, jede Zone eine eigene Netzstrecke. Die vierte Zeile ist die eigentliche Aussage: Es gibt keinen Weg nach draußen, den eine Anfrage nehmen könnte.
Was Entscheider wissen wollen
/01Wie gut sind lokale Modelle im Vergleich zu GPT-4 oder Claude?+
Für die meisten Unternehmens-Anwendungen (Dokumentensuche, Zusammenfassungen, Ticket-Bearbeitung) liefern aktuelle Open-Source-Modelle wie Qwen 2.5 oder Mistral vergleichbare Ergebnisse. Der entscheidende Unterschied: Die Qualität der Antworten hängt weniger vom Modell ab als von der Qualität der RAG-Pipeline, also davon, welche Dokumente als Kontext bereitgestellt werden. Und genau hier liegt der Fokus des KI Workplace.
/02Welche Hardware brauche ich?+
Für ein Team von 20-50 Nutzern reicht ein Server mit einer NVIDIA RTX 4090 (24 GB VRAM), 64 GB RAM und 1 TB SSD. Für größere Unternehmen oder anspruchsvollere Modelle empfehlen wir NVIDIA A100 oder H100 GPUs. Die genaue Dimensionierung klären wir in der Bestandsaufnahme. Alternativ stellen wir die Hardware als Managed Service bereit.
/03Können Mitarbeiter die KI auch falsch nutzen oder Unsinn erzeugen?+
Ja, KI kann halluzinieren. Deshalb zeigt der KI Workplace bei jeder Antwort die Quelldokumente an. Mitarbeiter können sofort prüfen, ob die Antwort auf echten Daten basiert. Zusätzlich lässt sich per Prompt-Engineering steuern, dass die KI bei Unsicherheit klar darauf hinweist. Und durch das Audit-Log sehen Administratoren, wie die KI genutzt wird.
/04Was passiert, wenn ein neues, besseres Modell erscheint?+
Sie tauschen es aus. Der KI Workplace ist modell-agnostisch. Neue Open-Source-Modelle können innerhalb von Minuten deployed werden. Ihre RAG-Pipeline, Workflows und Benutzeroberfläche bleiben unverändert. Kein Vendor-Lock-in, keine Abhängigkeit von einem Anbieter.
/05Wer betreibt die Plattform nach dem Go-Live?+
Das entscheiden Sie. Ihre IT-Abteilung kann die Plattform selbst betreiben. Die Dokumentation und Schulung sind dafür ausgelegt. Alternativ bieten wir den Betrieb als Managed Service an: Updates, Monitoring, Backup und Support inklusive. Oder eine Mischform, bei der Ihre IT den Alltag übernimmt und wir bei Änderungen und Erweiterungen unterstützen.
/06Ist der KI Workplace auch für kleinere Unternehmen sinnvoll?+
Ab ca. 20 Mitarbeitern mit wissensintensiven Aufgaben ist der KI Workplace wirtschaftlich sinnvoll. Die Plattform skaliert nach unten: Für kleinere Teams genügt günstigere Hardware und ein reduzierter Funktionsumfang. Der Einstieg ist modular, Sie zahlen nur, was Sie brauchen.
/07Kann ich den KI Workplace vorher testen?+
Ja. Wir bieten einen Proof of Concept (PoC) an: In 1-2 Wochen richten wir eine Demo-Umgebung mit Ihren echten Daten ein. So sehen Sie konkret, wie die KI mit Ihrem Unternehmenswissen arbeitet, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Der PoC ist unverbindlich.
Das könnte Sie auch interessieren.
KI On-Premise Infrastruktur
GPU-Server, Hardware-Planung und Betriebsmodelle für Ihre eigene KI-Infrastruktur.
lösungManaged IT
KI Workplace als Teil Ihrer gemanagten IT-Infrastruktur. Betrieb, Wartung und Support inklusive.
lösungCyber Security
Absicherung Ihrer KI-Plattform und IT-Infrastruktur gegen moderne Bedrohungen.
Wissenssuche besprechen.
Wo Ihre Dokumente liegen und wer sie sehen darf, entscheidet über den Zuschnitt. Wir sehen uns Ihre Ablagen an, bevor wir etwas vorschlagen. Ausführlich beschrieben ist das unter KI Managed Services.
Betrieb in deutschen Rechenzentren