Sitz Lichtenfels Oberfranken, A70 / A73. Von hier in 30–90 Min. nach Bamberg, Coburg, Bayreuth, Hof, Kronach, Kulmbach, Suhl.
IT-Infrastruktur für Anwaltskanzleien — diskret, verlässlich, regional
Wir betreiben die IT, auf der Ihre Kanzlei arbeitet: Kanzleisoftware, Fileserver, Mail, beA-Anbindung, DATEV-Hosting — mit festem Ansprechpartner, Mandantengeheimnis-konform und aus ISO-27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren.
§ 43e BRAO · DSGVO · ISO 27001 — Mandantengeheimnis auch beim DienstleisterTHEMEN
Sechs Punkte, die Kanzleien an uns schätzen→
Oberfranken, Unterfranken, Oberpfalz, Südthüringen→
Technisch im Detail — falls Sie es genau wissen wollen.Für Fachleser→
Drei Service-Tiefen, frei kombinierbarÜberblick→
ECKDATEN
beAKarten-Infrastruktur, automatisierte Abholung, Sendeprotokoll
§ 43e BRAOMandantengeheimnis gilt auch für den Dienstleister
DATEV AnwaltASP-Anbindung, classic und pro
22 BerufsträgerReferenzgröße aus dem Praxisbeispiel
Kanzlei-ITZielbild
Bea-abholungautomatisiert · sendeprotokoll revisionssicher
Mandantenakteeigene zone, getrennt vom arbeitsplatz
DATEV anwaltasp-anbindung · classic und pro
KI im hauskein mandantendatum verlässt die kanzlei
Betrieb durch HostSpezial
Schwerpunkt beA · DATEV Anwalt · AktenarchivZonen Arbeitsplatz · Akte · AußenwegService-Tiefen drei, frei kombinierbarBetreuung fester Techniker mit Vertretung
AUF EINEN BLICK
Das Wichtigste auf einen Blick
- Geeignet für
- Kanzleien mit 3 bis 40 Berufsträgern — mit eigener Serverumgebung oder Fachsoftware im Haus
- Ausgangssituation
- Der Fileserver ist am Kapazitätslimit, das beA-Backup ist keins, und die Fachsoftware läuft auf einem Einzelplatz mit Netzfreigabe
- Wir übernehmen
- Kanzleiserver und Fachsoftware (RA-MICRO, DATEV, Advoware), beA-Anbindung und deren Sicherung, Arbeitsplätze, Backup, Überwachung und Support
- Ihr Ergebnis
- Fristen hängen nicht mehr an der Technik. Und Sie wissen, wann zuletzt eine Rückspielprobe gelaufen ist
- Preisrahmen
- Basis-Betrieb 800–2.000 € im MonatKomplett-Betrieb inklusive Fachsoftware 2.500–6.000 € — Angebot nach der Bestandsaufnahme
- Servicezeit
- Reaktion Montag bis Freitag, 8 bis 17 UhrEin Vor-Ort-Termin je Quartal ist im Komplett-Betrieb enthalten
- Dauer der Übernahme
- 4 bis 10 Wochen, in WellenDie Konsolidierung einer 22-Personen-Kanzlei hat sechs Wochen gedauert
- Erster Schritt
- Gespräch über Fristen, beA und Fachsoftware — danach Bestandsaufnahme vor Ort
/01 — 09Überblick
Sechs Punkte, die Kanzleien an uns schätzen
Kanzleisoftware-Betrieb
RA-MICRO, AnNoText, AdvoWare, LawFirm, DATEV Anwalt — wir betreiben die Server und Datenbanken, spielen Updates im abgestimmten Wartungsfenster ein und kümmern uns um Backup, Monitoring und Hersteller-Koordination.
beA-Anbindung & Backup
beA-Anbindung & Backup beA-Karten-Infrastruktur, automatisierte Abholung eingehender Nachrichten inklusive Sendeprotokoll, revisionssichere Archivierung und Zertifikatspflege — damit keine beA-Nachricht verloren geht und der Bestand rechtssicher erhalten bleibt.
DATEV Anwalt & Modern Workplace
DATEV ASP-Anbindung, DATEV Anwalt classic/pro-Infrastruktur, hybrider Mail-Betrieb mit Microsoft 365 und sichere Heimarbeitsplätze über verschlüsselte Terminaldienste — damit auch aus dem Homeoffice diskret an Akten gearbeitet wird.
Regionale Nähe
Sitz in Lichtenfels. Typische Einsatzgebiete in Oberfranken, Unterfranken, Oberpfalz und Südthüringen. Unser Techniker kennt Kanzleikultur und weiß, dass ein Gespräch im Besprechungszimmer nebenan wichtiger ist als das Ticket — er kommt wieder.
Feste Ansprechpartner
Sie sprechen nicht mit einer Hotline, die Ihre Aktenstruktur nicht kennt. Ein fester Techniker plus Vertretung begleitet Ihre Kanzlei über Jahre — diskret, wiederkehrend, mit Erfahrung im Umgang mit sensiblen Mandatsinformationen.
Regulatorik pragmatisch
§43e BRAO (Dienstleister-Einbindung), DSGVO und beA-Anforderungen bauen wir in Ihre IT ein, ohne Sie zu überfordern: klare Verträge zur Auftragsverarbeitung, dokumentierte Prozesse, belastbare Nachweise — ohne juristischen Vortrag.
/02 — 09Überblick
Oberfranken, Unterfranken, Oberpfalz, Südthüringen
Wir arbeiten bewusst in einem Radius, in dem Vor-Ort-Service noch Vor-Ort-Service heißt. Kein Hub in Frankfurt, kein Fernservice aus Warschau — der Techniker, der bei Ihnen in der Kanzlei steht, kennt die Räume und die Kolleginnen und Kollegen.
Vor-Ort-Service Bei kritischen Störungen am selben Tag. Für Regelservice oder Projekt-Meetings nach Absprache — meist ohne Vorlaufzeit von Wochen.
Persönlich erreichbar Ein Anruf unter 09571 873149 — und Sie sprechen mit jemandem, der Ihre Kanzlei kennt. Keine automatischen Ansagen, keine Ticket-Tour.
ISO 27001 & DE-Rechenzentren HostSpezial ist nach ISO 27001 zertifiziert. Managed Services und Backup laufen in ISO-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland — keine Datenhaltung außerhalb der EU.
/03 — 09Für Fachleser
Technisch im Detail — falls Sie es genau wissen wollen.
Für die Entscheidung reicht der Block oben. Wer den Aufbau fachlich prüfen will — die eigene IT-Betreuung, ein Datenschutzbeauftragter —, findet hier die Einzelheiten.
/01Kanzlei-IT-Architektur — Mandantengeheimnis in der Praxis+
Zone 1Arbeitsplatz
Windows-ClientsGehärtete Arbeitsplätze · BitLocker · USB-Sperren
AuthentifizierungFingerabdruck · MFA · automatischer Screen-Lock
Anwalts-LaptopsMDM-verwaltet · VPN · Remote-Wipe
Zone 2Fachsoftware
Kanzleisoftware-ServerRA-MICRO · AnNoText · AdvoWare · SQL-Backend
DATEV Anwaltclassic/pro-Server · DATEV ASP-Verbindung
Fileserver & ACLRechte pro Aktenzeichen · Versionierung
DMZAußenwelt
beA-GatewayKartenleser · Zertifikate · Abholroutine
eAkte-AustauschMandantenportal · Upload · WAF
MandantenportalGesicherter Dokumenten-Download
Zone 3Kommunikation
Mail-GatewayS/MIME · PGP · DLP-Regeln
beA-ClientDesktop-Integration · Protokoll-Archiv
KIM / GematikFalls relevant für ärztliche Gutachten
Zone 4Backup
Verschlüsseltes BackupAES-256 · DE-Rechenzentrum
3-2-1-RegelLokal · Offsite · Offline-Kopie
Immutable-KopienRansomware-resistent · Recovery-Tests
Zone 5Identität
Active Directory / Entra IDZentraler Verzeichnisdienst · SSO
MFAHardware-Token · Authenticator-App
Rollen- & Mandats-RechteBerechtigung pro Dezernat / Mandat
Arbeitsplatz & Kommunikation
DMZ (Austausch mit Außenwelt)
Fachsysteme & Backup
/02Systeme, mit denen wir arbeiten+
Keine dieser Plattformen ist trivial zu betreiben. Wir kennen die typischen Fallstricke — von SQL-Versions-Inkompatibilitäten bis zu beA-Zertifikatswechseln, die exakt zum falschen Zeitpunkt ablaufen.
Kanzleisoftware
- RA-MICRO Betrieb / SQL
- AnNoText (Wolters Kluwer) Hosting
- AdvoWare Betrieb
- LawFirm (STP) Integration
DATEV
- DATEV Anwalt classic/pro Serverbetrieb
- DATEV ASP-Anbindung gesicherter Zugang
- DATEV Unternehmen online Integration
- DATEVnet Leitungs-Setup
E-Mail & Kommunikation
- Microsoft 365 Business Premium Defender-Stack
- Verschlüsselter Mail-Gateway S/MIME · PGP
- beA-Integration Abholung & Archiv
- Teams / SharePoint Mandatsräume
Dokumentation & Akte
- eAkte-Systeme Integration
- ELO / enaio DMS-Betrieb
- Diktier-Workflows Olympus · Philips · DSS
- OCR & Volltextsuche für Aktenbestand
Sicherheit
- Microsoft Defender / Sophos Endpoint-Protection
- MFA / Conditional Access Zero-Trust-Basis
- DLP-Regeln Anti-Data-Loss
- Wazuh SIEM optional in Stufe III
Infrastruktur-Basis
- Proxmox VE / VMware Virtualisierung
- Nextcloud Hub DSGVO-Dateiaustausch
- Jump-Hosts + PAM diskrete Fernwartung
- MDM für Laptops Remote-Wipe-fähig
/04 — 09Überblick
Drei Service-Tiefen, frei kombinierbar
Basis-Betrieb
Monitoring und Betreuung Ihrer zentralen Server- und Office-Infrastruktur mit klarem SLA.
- Monitoring Server, Storage, Netzwerk
- Patch-Management Office-IT im Wartungsfenster
- Backup-Überwachung & Recovery-Tests
- Endpoint-Protection (Defender/Sophos) zentral
- Monatlicher Betriebsreport
- Reaktionszeit: Mo–Fr 8–17 Uhr
- 1× Vor-Ort-Termin pro Quartal
Komplett-Betrieb
Vollständiges IT-Management inklusive Kanzleisoftware-Betrieb, beA-Begleitung und DATEV-Anbindung.
- Alles aus Stufe I
- Betrieb Kanzleisoftware (RA-MICRO / AnNoText / AdvoWare)
- beA-Begleitung & revisionssicheres Backup
- DATEV Anwalt / DATEV ASP-Anbindung
- Verschlüsselter Mail-Gateway (S/MIME)
- Identity Management & MFA
- DSGVO- & §43e-BRAO-Dokumentation
- 24/5 Monitoring + Rufbereitschaft
- Fester Ansprechpartner + Vertretung
24/7 Vollbetrieb
Für größere Sozietäten mit hoher Mandatsvertraulichkeit, durchgehender Erreichbarkeit und erweitertem Security-Betrieb.
- Alles aus Stufe II
- 24/7 Monitoring & Alarmierung
- SIEM-Betrieb (Wazuh) mit Kanzlei-Baseline
- Security-Incident-Begleitung
- Co-Betrieb Ihrer Fachsoftware
- Governance-Report für Sozietätsleitung
- SLA: 30-Min-Response, 24/7/365
- Strategisches IT-Review halbjährlich
/05 — 09Überblick
Großer IT-Dienstleister vs. regionaler Partner
| Kriterium | Großer IT-Dienstleister | HostSpezial (regional) |
|---|---|---|
| Ansprechpartner | ◐ Ticketsystem, wechselnde Kontakte | ✓ Fester Techniker + Vertretung |
| Vor-Ort-Service | ✕ Tagespauschale, Anfahrt 3+ Std. | ✓ Im Einsatzradius meist taggleich |
| Kanzleisoftware-Erfahrung (RA-MICRO/AnNoText) | ◐ je nach Vertrags-Tier | ✓ Betrieb & Update-Begleitung inklusive |
| beA-Backup-Konzept | ✕ oft nicht im Standard-Leistungspaket | ✓ Automatische Abholung & Archiv |
| DATEV-Anbindung | ◐ Standard-Setup | ✓ Erfahrung mit DATEV ASP & Anwalt |
| Reporting für Sozietätsleitung | ✕ Ticket-Auszug | ✓ Verständlicher Governance-Report |
| BRAO/DSGVO-Vorbereitung | ◐ allgemeine DSGVO-Doku | ✓ §43e BRAO-spezifische Verträge & Nachweise |
| Rechenzentrum | ◐ oft Hyperscaler | ✓ Deutschland, ISO 27001 |
/06 — 09Überblick
Von Kennenlernen zum Regelbetrieb
Kein Big-Bang-Projekt. Wir fangen klein an, übernehmen Schritt für Schritt — und Sie entscheiden nach jeder Phase, wie weit wir mitgehen.
130 Min. Gespräch
Kennenlernen
Wir hören zu, stellen Fragen, Sie bekommen eine erste ehrliche Einschätzung.
21–2 Tage vor Ort
IT-Standortanalyse
Wir sehen uns Infrastruktur, Kanzleisoftware und Arbeitsabläufe an.
32 Wochen
Angebot & Roadmap
Konkrete Maßnahmen, Aufwand, Paketempfehlung — transparent und verständlich.
44–10 Wochen
Übernahme in Wellen
Monitoring, Backup, dann Kanzleisoftware — ohne Mandatsarbeit zu stören.
5Laufend
Regelbetrieb
Fester Ansprechpartner, monatlicher Report, jährliches Strategie-Gespräch.
/07 — 09Überblick
Mittelstandskanzlei in Oberfranken
Rund 22 Berufsträger mit Schwerpunkt Zivilrecht und Arbeitsrecht. Ausgangslage: Alter Fileserver am Kapazitätslimit, kein belastbares beA-Backup-Konzept, RA-MICRO auf einem Einzelplatz mit Netzfreigabe.
Projekt-Umfang
Kanzlei-IT-Konsolidierung in 6 Wochen
Migration auf Proxmox-Cluster, RA-MICRO-SQL-Serverumzug, Einrichtung automatisierter beA-Abholung mit revisionssicherem Archiv, verschlüsselter Mail-Gateway, MFA-Rollout. Danach laufender Komplett-Betrieb als Managed Service.
„Wir haben lange gewusst, dass unser beA-Backup keins war. Ausgesprochen hat es niemand. Heute weiß ich, wann zuletzt eine Rückspielprobe gelaufen ist, ohne dass ich danach fragen muss — und RA-MICRO läuft schneller als vorher, was die Kolleginnen unmittelbar gemerkt haben."Kanzleiinhaber, 22 Berufsträger, Schwerpunkt Zivil- und Arbeitsrecht
Anonymisiert auf Wunsch des Kunden — auf Anfrage stellen wir gerne direkten Kontakt her.
0 Min.Arbeitsunterbrechung
6 Wo.bis zur Umstellung
100 %beA-Backup-Abdeckung
/08 — 09Überblick
Häufige Fragen von Sozietäten & IT-Verantwortlichen
/01Welche IT-Themen deckt HostSpezial für Kanzleien ab?+
Server- und Netzwerkbetrieb, Virtualisierung (Proxmox/VMware), Storage, verschlüsseltes Backup, Monitoring, Firewall- und VPN-Management, Betrieb der Kanzleisoftware (RA-MICRO, AnNoText, AdvoWare, DATEV Anwalt), beA-Anbindung und Backup, verschlüsselter Mail-Gateway (S/MIME), Microsoft 365 Modern Workplace, Identity/MFA. Mandantengeheimnis, §43e BRAO und DSGVO bauen wir in die IT ein — die juristische Bewertung bleibt selbstverständlich bei Ihnen.
/02In welchem Gebiet macht ihr Vor-Ort-Service?+
Unser Sitz ist Lichtenfels in Oberfranken. Regulär fahren wir nach Oberfranken, Unterfranken, Oberpfalz und Südthüringen — typisch 30 bis 90 Minuten Anfahrt nach Bamberg, Coburg, Bayreuth, Hof, Kronach, Kulmbach oder Suhl. Außerhalb nach Absprache.
/03Betreibt ihr Kanzleisoftware wie RA-MICRO oder AnNoText?+
Ja — wir betreiben die darunterliegende Server- und Datenbank-Infrastruktur (SQL-Server, Fileserver, Terminal-Services), spielen Updates im abgestimmten Wartungsfenster nach Hersteller-Matrix ein, sichern die Datenbestände verschlüsselt und koordinieren mit dem Hersteller-Support bei applikativen Fragen. Die fachliche Pflege (Aktenstruktur, Textbausteine, RVG-Abrechnung) bleibt bei Ihrem Team.
/04Wie handhabt ihr Mandantengeheimnis und Datenschutz?+
Das Mandantengeheimnis (§43a BRAO, §203 StGB) ist für uns die zentrale Designvorgabe. Wir arbeiten mit verschlüsselten Backups, Rollen- und Mandats-Berechtigungen im Active Directory, MFA für alle administrativen Zugänge, protokollierter Fernwartung über Jump-Host und verschlüsseltem Mail-Gateway. Unsere Mitarbeiter unterzeichnen gesonderte Verschwiegenheitsvereinbarungen nach §43e BRAO, unsere Rechenzentren sind ISO 27001 zertifiziert und stehen in Deutschland.
/05Was kostet IT-Betrieb für eine mittlere Kanzlei?+
Die Bandbreite ist groß: Eine kleine Kanzlei mit 5–10 Arbeitsplätzen im Basis-Betrieb (Monitoring, Backup, Office-IT) liegt oft bei 800–2.000 € pro Monat. Eine mittlere Kanzlei (20–50 Berufsträger) im Komplett-Betrieb inkl. Kanzleisoftware, DATEV-Anbindung und verschlüsseltem Mail typischerweise 2.500–6.000 € pro Monat. Ein belastbares Angebot liefern wir nach der IT-Standortanalyse.
/06Wie geht ihr mit dem Übergang von altem Dienstleister um?+
In Wellen, ohne Druck. Erste Welle: Monitoring, Backup und Dokumentations-Übernahme. Zweite Welle: Kanzleisoftware-Server, beA-Backup und Fernwartung. Dritte Welle: Mail-Gateway, DATEV-Anbindung und Modern Workplace. Parallel läuft der bisherige Dienstleister bis zum Vertragsende weiter — der Hebel liegt bei Ihnen. Typische Gesamtdauer: 4–10 Wochen, je nach Kanzleigröße.
/07Wie unterscheidet ihr euch von einem großen IT-Dienstleister?+
Wir sind kein Konzern — und wollen es nicht werden. Unsere Stärke ist die diskrete, persönliche Bindung: Sie haben einen festen Techniker mit Vertretung, der Ihre Kanzleikultur kennt und nicht jedes Mal neu eingewiesen werden muss. Kurze Wege, kein Ticket-System mit wechselnden First-Level-Kollegen, und Sensibilität für Mandantengespräche und Aktenzugriffe — das ist für viele Kanzleien der entscheidende Unterschied.
/08Wie sichert ihr beA-Nachrichten?+
beA ist kein Archiv — empfangene Nachrichten müssen selbst aus dem Postfach geholt und rechtssicher aufbewahrt werden. Wir richten automatisierte Abholroutinen ein, speichern die Nachrichten inklusive Sendeprotokoll revisionssicher in einem verschlüsselten Archiv (auf Wunsch als DMS-Integration in ELO oder enaio) und sichern den kompletten Bestand in unser DE-Rechenzentrum. Die beA-Karte und das Zertifikatsmanagement begleiten wir ebenfalls, die Berechtigungsfreigabe selbst bleibt naturgemäß beim Berufsträger.
/09 — 09Überblick
KI in der Kanzlei — mit Mandantengeheimnis
Mandantenakten in ChatGPT? Ausgeschlossen. In eine KI auf Ihrem eigenen Server? Kein Problem. DSGVO-konform, § 43e BRAO-konform, zu 100 % im Haus.
- Aktensuche in Klartext„Zeig mir alle Mandate, in denen wir § 133 BGB erfolgreich argumentiert haben." — Antwort mit Stellenverweis.
- Schriftsatz-EntwurfAus Sachverhalt und Akten-Fakten ein Roh-Entwurf, den der Anwalt finalisiert statt von null zu tippen.
- Rechtsprechungs-RAGEigene KI-Suche über BGH/OLG-Entscheidungen und interne Urteile — ohne Daten an Dritte.
// nächster schritt
Über Ihre Kanzlei sprechen.
Aktenbestand, Fristen und das Berufsgeheimnis bestimmen, was technisch überhaupt in Frage kommt. Wir gehen das mit Ihnen durch, bevor wir etwas vorschlagen. Der Leistungsumfang dahinter steht unter Managed IT.
Seit 2010 inhabergeführt, Sitz in Lichtenfels
$ kanzlei --erstgespraech
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09571 873149
30 Minuten, unverbindlich und direkt mit einem technischen Ansprechpartner. Drei Sätze zur Ausgangslage genügen; die Antwort kommt in der Regel innerhalb eines Werktags. Aus der Anfrage entsteht keine Verpflichtung.