Rechnungs- und Belegverarbeitung mit Audit-Trail

1. Ausgangslage

Ein Produktionsbetrieb mit rund 200 Mitarbeitern. Eingangsrechnungen kommen per Mail, Post und Portal. Die Buchhaltung erfasst manuell, gleicht gegen die Bestellung ab und holt bei Abweichungen Rücksprache in der Fachabteilung.

2. Agent-Design

• extract-agent — liest den Beleg, gibt ein streng validiertes Schema zurück: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Steuersätze, Zahlungsziel. Kein Freitext, keine Interpretation.
• match-agent — gleicht gegen Bestellung und Wareneingang ab. Arbeitet nicht mit Ähnlichkeitssuche, sondern mit Datenbankabfragen und Toleranzregeln.
• route-agent — entscheidet: Buchungsvorschlag oder Klarfall. Bei Klarfällen bestimmt er Zuständigkeit und formuliert die konkrete Rückfrage.

Guardrails: Der Agent bucht nichts. Er erzeugt einen Vorschlag im ERP, der von der Buchhaltung freigegeben wird — im Standard sogar bei perfekter Übereinstimmung. Betragsgrenzen, Lieferanten-Allowlist und Doublettenprüfung über Lieferant und Rechnungsnummer laufen im Gateway, nicht im Modell.

3. Architektur

4. Code

from hostspezial.agents import step, schema
from decimal import Decimal

# Das Schema ist die Sicherung: Was nicht validiert, wird nicht
# geschaetzt, sondern Klarfall. Decimal statt float — bei Geld
# ist Rundung kein Detail.
Invoice = schema.model(
    supplier_id=str, invoice_no=str, invoice_date="date",
    net=Decimal, tax=Decimal, gross=Decimal,
    positions=schema.list_of(article=str, qty=Decimal, unit_price=Decimal),
)

def run(ctx, document):
    inv = step(ctx, "extract", returns=Invoice,
               fn=lambda: ctx.extract(document, Invoice))

    # Doublette vor allem anderen — der teuerste Fehler waere
    # eine zweite Zahlung derselben Rechnung.
    if ctx.tools.erp.invoice_exists(inv.supplier_id, inv.invoice_no):
        return ctx.clarify("doublette", queue="buchhaltung")

    po = step(ctx, "match", fn=lambda: ctx.tools.erp.match_order(
        supplier=inv.supplier_id, positions=inv.positions,
        tolerance={"price_pct": 2.0, "qty_abs": 0}))

    if not po.matched:
        # Konkrete Rueckfrage schlaegt allgemeine Eskalation.
        return ctx.clarify(po.reason, queue=po.responsible_team,
                           question=po.as_question())

    # Vorschlag, keine Buchung. Die Freigabe bleibt beim Menschen.
    return step(ctx, "propose", idempotency_key=f"{ctx.run_id}:propose",
                fn=lambda: ctx.tools.erp.create_booking_proposal(inv, po))

5. Ergebnis

Die 50 Sekunden sind die Zeit der freigebenden Person, nicht die Laufzeit des Agenten. Der wirtschaftlich größte Effekt steckt in der dritten Zahl: Skonto verfällt fast ausschließlich, weil Belege in Klarfallschleifen liegen bleiben. Wer die Durchlaufzeit senkt, verdient dort direkt Geld.