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Rechnungs- und Belegverarbeitung mit Audit-Trail

Belegverarbeitung ist der Idealfall für Agenten: Das Ergebnis ist maschinell prüfbar. Entweder die Rechnung passt zu Bestellung und Wareneingang, oder sie tut es nicht. Genau deshalb trägt der Use Case — und genau deshalb sind die Klarfälle der interessante Teil.

Geeignet fürBuchhaltungen mit hohem Belegaufkommen, deren Eingangsrechnungen einen Bestellbezug im ERP haben

Guardrails: der Agent bucht nichts — jeder Vorschlag geht durch eine Freigabe
ECKDATEN
1.850 Rechnungenje Monat über alle Kanäle
7 min je Belegbisherige Bearbeitungszeit ohne Klarfälle
18 % KlarfallquoteDurchlaufzeit lag bei 3 bis 9 Tagen
6 % Skonto verfallender skontofähigen Rechnungen
use case rechnungsverarbeitungLive
ASCII-Grafik: ein Rechnungsbeleg mit Auslesemarken an einzelnen Feldern — Titelbild zum Thema Rechnungs- und Belegverarbeitung mit Audit-Trail
abgleichrechnung gegen bestellung und wareneingang
vorschlagagent bucht nicht — er schlägt vor
freigabe50 sekunden je beleg
prüfbarkeitpasst oder passt nicht — maschinell entscheidbar
betrieb durch hostspezial
Volumen 1.850 je MonatPositionen 4,2 im DurchschnittBisher je Beleg 7 MinutenFreigabe 50 Sekunden Personenzeit
AUF EINEN BLICK

Das Wichtigste auf einen Blick

Geeignet für
Buchhaltungen mit hohem Belegaufkommen, deren Eingangsrechnungen einen Bestellbezug im ERP haben
Ausgangssituation
Im Beispiel: 1.850 Rechnungen im Monat, 7 Minuten je Beleg, 18 % Klarfälle, 6 % Skonto verfallen
Wir übernehmen
Betrieb der Agenten für Extraktion, Abgleich und Klarfall-Routing, dazu Doublettenprüfung und Audit-Trail
Bei Ihnen bleibt
Ihre Daten und die Entscheidung, welche davon ein Modell sehen darf. Eigentum und Hoheit wechseln nicht.
Vorhandene Systeme
Welche Hardware und welche Schnittstellen sich weiterverwenden lassen, klären wir vor dem Angebot. Das Ergebnis steht schriftlich fest, bevor Sie beauftragen.
Ihr Ergebnis
Der Agent bucht nicht, er schlägt vor. Im Beispiel 50 Sekunden Personenzeit je Beleg statt 7 Minuten
Preisrahmen
ab 690 € im Monat (Einstiegsklasse)Business 1.490 €, Enterprise 3.900 € — Modellkosten je Beleg werden getrennt ausgewiesen
Reaktionszeit
Erstreaktion Ø unter 30 Minuten zur Geschäftszeitzugesichert 4 Stunden (Professional), 1 Stunde (Enterprise)
Dauer
Testlauf über 100 echte Belege, danach Pilot, danach Vertrag12 Monate Regellaufzeit, 3 Monate Kündigungsfrist
Erster Schritt
Sie liefern einen anonymisierten Stapel Eingangsrechnungen, wir zeigen Extraktionsqualität und Trefferquote
Testlauf besprechen → 09571 873149 Ihr Ansprechpartner: Sales-Team, Beratung und Angebot
/01 — 06Überblick

1. Ausgangslage

$ sec1
Ausgangslage vor dem Agenten-Einsatz — Modellwerte aus Projekterfahrung, keine gemessenen Kundendaten
KennzahlWertAnmerkung
Eingangsrechnungen je Monat1 850alle Kanäle
Positionen je Rechnung4,2Durchschnitt
Bearbeitungszeit je Beleg7 minohne Klarfälle
Klarfallquote18 %Durchlaufzeit dann 3 bis 9 Tage
Skonto verfallen6 %der skontofähigen Rechnungen
/02 — 06Überblick

2. Agent-Design

$ sec2
Guardrails: Der Agent bucht nichts. Er erzeugt einen Vorschlag im ERP, der von der Buchhaltung freigegeben wird — im Standard sogar bei perfekter Übereinstimmung. Betragsgrenzen, Lieferanten-Allowlist und Doublettenprüfung über Lieferant und Rechnungsnummer laufen im Gateway, nicht im Modell.
7 min → 50 sje Beleg
18 → 11 %Klarfälle
6 → 1 %Skonto verfallen
Warum die Extraktion streng schematisch ist

Ein Modell, das „ungefähr richtige“ Beträge liefert, ist in der Buchhaltung wertlos. Deshalb wird jede Extraktion gegen ein Schema mit Typen, Wertebereichen und Summenprüfung validiert. Was nicht validiert, wird nicht geschätzt, sondern Klarfall.

/03 — 06Überblick

3. Architektur

$ sec3

beleg

mail · portal · scan

extract

schema-validiert

match

erp · bestellung · we

route

toleranz geprüft
beleg mail · portal · scan extract schema-validiert match erp · bestellung · we route toleranz geprüft buchungs- vorschlag klarfall mit rückfrage audit-trail: beleg-hash · extrahierte felder · abgleichregel · entscheidung · freigebende person
Zwei Ausgänge, ein Protokoll. Auch der Klarfall ist ein dokumentiertes Ergebnis, kein Abbruch.
/04 — 06Überblick

4. Code

$ sec4
code
from hostspezial.agents import step, schema
from decimal import Decimal

# Das Schema ist die Sicherung: Was nicht validiert, wird nicht
# geschaetzt, sondern Klarfall. Decimal statt float — bei Geld
# ist Rundung kein Detail.
Invoice = schema.model(
    supplier_id=str, invoice_no=str, invoice_date="date",
    net=Decimal, tax=Decimal, gross=Decimal,
    positions=schema.list_of(article=str, qty=Decimal, unit_price=Decimal),
)

def run(ctx, document):
    inv = step(ctx, "extract", returns=Invoice,
               fn=lambda: ctx.extract(document, Invoice))

    # Doublette vor allem anderen — der teuerste Fehler waere
    # eine zweite Zahlung derselben Rechnung.
    if ctx.tools.erp.invoice_exists(inv.supplier_id, inv.invoice_no):
        return ctx.clarify("doublette", queue="buchhaltung")

    po = step(ctx, "match", fn=lambda: ctx.tools.erp.match_order(
        supplier=inv.supplier_id, positions=inv.positions,
        tolerance={"price_pct": 2.0, "qty_abs": 0}))

    if not po.matched:
        # Konkrete Rueckfrage schlaegt allgemeine Eskalation.
        return ctx.clarify(po.reason, queue=po.responsible_team,
                           question=po.as_question())

    # Vorschlag, keine Buchung. Die Freigabe bleibt beim Menschen.
    return step(ctx, "propose", idempotency_key=f"{ctx.run_id}:propose",
                fn=lambda: ctx.tools.erp.create_booking_proposal(inv, po))
/05 — 06Überblick

5. Ergebnis

$ sec5
Die 50 Sekunden sind die Zeit der freigebenden Person, nicht die Laufzeit des Agenten. Der wirtschaftlich größte Effekt steckt in der dritten Zahl: Skonto verfällt fast ausschließlich, weil Belege in Klarfallschleifen liegen bleiben. Wer die Durchlaufzeit senkt, verdient dort direkt Geld.

Funktioniert nicht bei …

… Rechnungen ohne Bestellbezug — ohne Referenz gibt es nichts abzugleichen, das bleibt Handarbeit. … Bauleistungen, Abschlagsrechnungen und Teillieferungen mit komplexer Vertragslogik; hier ist die Toleranzregel keine Zahl, sondern eine juristische Bewertung. … schlechten Scans unter etwa 200 dpi, bei denen bereits die Extraktion unsicher wird. Und: Der Agent bucht nicht. Wer die Freigabe als überflüssig empfindet, hat den Nutzen des Audit-Trails nicht gebraucht — bis zur ersten Prüfung.

/06 — 06Überblick

Testlauf mit 100 echten Belegen

$ sec6
Wir lassen den Agenten über einen anonymisierten Stapel Ihrer Eingangsrechnungen laufen und zeigen Ihnen Extraktionsqualität, Trefferquote im Abgleich und die Fälle, die er zu Recht nicht entscheidet.
// nächster schritt

Belegfluss durchgehen.

Wie viele Belege, welche Formate, welche Freigabestufen — daraus ergibt sich, welcher Teil sich automatisieren lässt und welcher nicht. Ausführlich beschrieben ist das unter Agentic AI.

Betrieb in deutschen Rechenzentren

$ belege --durchgehen
Belegfluss besprechen → 09571 873149
Termin vereinbaren →
30 Minuten, unverbindlich und direkt mit einem technischen Ansprechpartner.